Optimizar la productividad de tu negocio requiere entrar de lleno en la transformación digital y, para ello, es fundamental conocer qué pueden hacer por tu empresa la tecnología, en general, y la automatización, en particular. Además, es importante conocer la diferencia entre RPA, RDA y RBA. Te contamos todos los detalles en este post.
Diferencia entre RPA, RDA y RBA
Lo primero que tenemos que saber para entender la diferencia entre RPA, RDA y RBA es saber en qué consiste cada una de estas tecnologías. Las definimos a continuación:
- RPA (Robotic Process Automation) o automatización robótica de procesos. En el caso de la RPA, un robot software realiza tareas humanas repetitivas y automáticas. Se utiliza, sobre todo, para funciones de backoffice que tienen un efecto directo sobre los flujos de trabajo de la empresa. Los robots que se usan en este tipo de automatización suelen denominarse desatendidos puesto que se ejecutan sin apenas tener intervención de las personas.
- RDA (Robotic Desktop Automation) o automatización robótica de escritorio. Esta clase de tecnología se utiliza por los empleados de las empresas para poder realiza tareas rutinarias con un robot o asistente virtual, por lo tanto, la RDA necesita la intervención de las personas y se habla de robots atendidos. Se pueden utilizar para realizar llamadas o para un chat, por ejemplo.
- RBA (Business Process Automation) o automatización de procesos de negocio. En este caso se seleccionan procesos repetitivos de un negocio y se automatizan de principio a fin. De esta forma se crean flujos de trabajo ágiles en cada área de la empresa. Por ejemplo, en una empresa habrá un proceso de negocio que se referirá a las tareas que debe realizar el departamento de recursos humanos cada vez que se contrata a una persona y esta comienza a trabajar en la empresa. Habrá que crearle un usuario y contraseña para que acceda a los sistemas de la empresa, pero si esto lo hace un robot y lo envía automáticamente al responsable de contratación, se ahorrará mucho tiempo. Es decir, en este caso se eligen procesos completos y se automatizan.
¿Qué tipo de tecnología elegir en tu caso?
Ya conoces la diferencia entre RPA, RDA y RBA, pero te preguntarás ¿cuál es la más adecuada para tu negocio? Para poder responder a esa pregunta debes considerar varios aspectos:
- Si en tu empresa se ha hecho un estudio previo de los procesos. Hacer un estudio previo de los procesos de tu negocio te permitirá conocer qué tareas son las más repetitivas y no aportan mucho valor al negocio, pero son necesarias. Para poder determinar cuáles son esas tareas, puedes pedir la opinión de tu equipo, ya que son ellos los que ejecutan los procesos cada día y te pueden orientar.
- Qué tipo de tareas o procesos quieres automatizar. En algunos casos puede tratarse de procesos en los que puedan intervenir las tres tecnologías de forma complementaria.
- Qué objetivo quieres lograr. Para poder medir la eficacia de la tecnología que elijas deberás fijar el objetivo que deseas lograr, por ejemplo: aumentar la productividad, incrementar la eficiencia, reducir errores o ser más competitivo, entre otros.
- Elegir un partner tecnológico adecuado. El éxito de la implantación de la tecnología RPA, RDA o RBA dependerá del partner tecnológico que elijas. Para hacer una buena elección tendrás que considerar:
- La experiencia en la implantación de este tipo de soluciones tecnológicas.
- La posibilidad de que la solución sea escalable.
- La realización de un estudio previo que valore tus necesidades y los objetivos que quieres alcanzar en tu negocio.
Por ejemplo, en TEKNEI desarrollamos una solución RPA para un agregador de vuelos. El problema a solucionar afectaba tanto al cliente final de la web de la agencia de viajes online como a los agentes que atendían a los usuarios finales por teléfono o email.
Se quería acceder a la oferta de vuelos (precio y disponibilidad) procedente de varios proveedores web. Para ello se debía visitar la web de cada compañía y luego realizar todo el proceso de reserva en la web en la que el usuario quería comprar el billete. Para solucionar este problema se desarrolló un servicio de consultoría de RPA y una herramienta que permitía tanto al agente como al sistema online de la agencia de viajes introducir el lugar de origen y de destino en la web y las fechas de ida y vuelta y el agregador se encargaba de rastrear las diversas plataformas para ofrecer información al usuario según sus preferencias.
Se lograron resultados como los siguientes:
- Más de 500k euros de ahorro.
- Más de 15.000 reservas totalmente automáticas al mes.
- Un aumento de la conversión en los puestos de los agentes de más de un 20%. Los agentes eran muy rápidos tramitando reservas en las webs de las compañías. Hacer una reserva de un vuelo sin errores puede llevar a un agente experimentado menos de un minuto. Cometer un error en una reserva de vuelo puede llevar ese mismo minuto o menos. Solventar dicho error; entre llamadas, emails, pantallazos y justificantes, puede llevar varias horas de trabajo y molestias.
Tener la seguridad de que 15.000 reservas mensuales se pueden hacer de forma 100% automática supone un incremento considerable en el nivel de eficiencia de los agentes y de los CAC.
En definitiva, en todas las empresas hay procesos y flujos de trabajo que requieren una interacción con varios sistemas y esto obliga a realizar acciones manuales para importar datos de diversas plataformas. Con la automatización se evitan errores, se mejoran notablemente los tiempos de espera, se reduce la duplicidad de información, aumenta la calidad del trabajo y se ahorra bastante dinero. ¿A qué esperas para implantar RPA, RDA o RBA en tu empresa?
