Digitalización

Presentación corporativa

Descarga nuestra presentación de Teknei para conocer con detalle todo lo que podemos hacer por ti.

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Servicios de tratamiento de información

Teknei ofrece distintos servicios de tratamiento de información y documentación en distintos ámbitos:

  • Gestión de archivos , bibliotecas y fondos documentales: consultoría y gestión de la organización y conservación del archivo, clasificación, catalogación y servicios de atención a usuario y creación de dosieres.
  • Digitalización de fondos, conversión y tratamiento de contenidos, definiendo del procedimiento de digitalización y la selección de herramientas.
  • Diseño y creación de repositorios, digitalización y carga de metadatos y contenidos.
  • Catalogación de fondos de museo según estándares e implantación de software propio para una gestión museográfica integrada.
Tratamiento de información-illustration

Propuesta de valor

Gestión de Archivos y Archivo Digital

La Gestión de Archivo tiene como objetivo lograr un adecuado control de la documentación producida, seleccionando aquella documentación cuya conservación resulta de interés, optimizando y regulando el acceso a la documentación

Consultoría y definición de procesos

Teknei te ayuda a definir el ámbito conceptual (sus procesos y procedimientos) de trabajo:

  • Definición del Sistema de Archivos: orientaciones, propuestas, niveles de archivo, funciones, responsabilidades…
  • Analizar la Normativa aplicable según el sector.
  • Definir las Herramientas Organizativas adecuadas a la organización: cuadro de clasificación y calendario de conservación y acceso, fichas de valoración documental, Tipos documentales y Metadatos.
  • Establecer la Política, los Procesos y Procedimientos de gestión de archivo: ingreso, transferencia, expurgo, acceso, preservación, custodia, préstamo…
  • Asistencia, Asesoramiento y Formación a la organización.
  • Estimar y definir un Plan de Trabajo para llevar a cabo la implantación de las soluciones: Análisis y definición del sistema informático de gestión de archivo, Propuesta del tratamiento de documentación actual, Análisis y definición de depósitos y espacios físicos.

 

Implantación de Soluciones Informáticas

Teknei facilita la Implantación de soluciones para archivo físico y electrónico, contemplando diferentes alternativas de solución:

  • Ayudando en el proceso de selección de la Herramienta del Mercado más adecuada.
  • Definiendo una posible solución a medida e integrada con la infraestructura informática de la organización.
  • Dando asistencia adecuada para la implantación y adecuación de las soluciones seleccionadas e infraestructuras informáticas.

teniendo en cuenta, en todo momento, la Integración con posibles sistemas corporativos o definición/selección de nuevos si no existen: Plataforma de Gestión de Documentos, Firma electrónica, Gestión de usuarios / Seguridad, Auditoría informática, Aplicaciones específicas que gestionen documentación, Soluciones de digitalización masiva…

 

ARGES – Sistema Informático de Gestión de Archivo

Como resultado de sus años de experiencia, Teknei posee una solución propia denominada ARGES que incluye servicios de: personalización, puesta en marcha y adecuación de sus procesos de trabajo.

Es un Sistema Informatizado de Gestión de Archivo versátil, ágil y seguro que permite gestionar de forma sencilla e intuitiva la documentación de archivo, con amplia implantación en el mercado desde 1997.

Arges®, es un Sistema Informático de Gestión de Archivo que permite:

  • Agilizar el acceso y la localización de los documentos.
  • Garantizar el control de la documentación transferida y archivada y el control de las consultas, préstamos y devoluciones de los documentos.
  • Facilitar una distribución eficaz de la información.
  • Automatizar y Controlar los procesos de transferencias y de expurgo de la documentación.
  • Contemplar la integración con el archivo de documentos informáticos así como la integración con otros sistemas informáticos.
  • Obtener múltiples Informes y Estadísticas de Gestión

Todo ello en base a las normas especializadas nacionales e internacionales aplicables, como:

  • ISAD (G) General International Standard Archival Description.
  • ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families
  • Open archival information system (OAIS) – Reference model
Digitalización y Metadatos

La digitalización permite a las organizaciones disminuir o eliminar el uso de la documentación en papel y proporciona una mejora en la eficiencia de los procedimientos, en la calidad del servicio y la productividad de la entidad

Tenemos experiencia en digitalización de todo tipo de documentos y archivos en el ámbito de empresas privadas y administraciones públicas, así como en soluciones sencillas, eficientes y rentables para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos digitalizados.

Consultoría Integral: Análisis de la organización y Estrategia de digitalización

Realizamos un análisis de los documentos, flujos de trabajo y aplicaciones utilizadas en las diferentes áreas de la organización, y proponemos a nuestros clientes diferentes estrategias de digitalización de documentos, así como los criterios a tener en cuenta para la digitalización de los mismos.

Una vez determinadas los documentos a digitalizar, establecemos los criterios técnicos para la digitalización para cada tipo documental, formato de salida (PDF, TIFF, JPEG,…), resolución de captura, compresión, metadatos del documento para facilitar su consulta y OCR. Además planteamos propuestas de archivo de los distintos soportes documentales y autentificación de los documentos mediante firmas digitales y sellados de tiempo.

Soluciones Informáticas

Gracias a nuestras soluciones informáticas podemos garantizar en todo momento el  seguimiento y trazabilidad de la documentación, permitiendo desde el inicio del proceso su identificación, localización,  seguimiento y posteriormente, su accesibilidad y tratamiento desde los sistemas de gestión documental del cliente. De este modo, se pueden ofrecer las mejores garantías de calidad, confidencialidad y fiabilidad.

El sistema informático será coherente con las políticas de seguridad que establezca el cliente. Así mismo es posible incorporar al flujo de trabajo documentos en papel con ficheros electrónicos preexistentes en su organización (PDF, Word, Excel…) para unificarlos en expedientes electrónicos completos.

Proceso de Digitalización

Dividimos el proceso de digitalización documental en las siguientes fases:

  • Recogida: nos encargamos de la recogida y traslado de la documentación, y si lo prefiere podemos trasladar nuestro equipo humano y técnico a sus instalaciones.
  • Recepción y preparación:  realizamos el inventario de la documentación recibida y la preparación del material (eliminación de grapas, alisado del papel, inserción de separadores, etc.)
  • Escaneo: control de la calidad de la imagen y disposición de equipos especializados para la documentación a tratar. Los formatos de imagen se adaptarán a las necesidades del cliente (PDF, TIFF, JPEG, GIF, etc.)
  • Metadatos: introducción de los metadatos que se consideren relevantes para su debido control, autenticación y recuperación de la información
  • Indexado: por medio de la indexación y catalogación de la documentación se facilita la consulta y recuperación de la información contenida en los documentos.
  • Entrega e instalación: generación de discos duros o memorias digitales si así se requiere o incorporación de la documentación digitalizada en equipos y sistemas predeterminados por su organización.
Bibliotecas y Repositorios Digitales

Teknei ofrece soluciones para dar respuesta a las necesidades de bibliotecas y centros de documentación

Soluciones en la gestión, almacenamiento, difusión, acceso y preservación de la información y apoyo en el proceso de transformación digital que estas instituciones están experimentando. Basado en nuestra amplia experiencia y conocimiento, adquiridos en el desarrollo de proyectos para importantes bibliotecas y centros de documentación en la CAE, y en la innovación y mejora continua de los servicios para incorporar a nuestras soluciones todos los avances que ofrece el sector. Tenemos experiencia en los sistemas de gestión bibliotecaria de mayor implantación y en soluciones de código abierto como DSpace, solución que se ha convertido en estándar para repositorios digitales.

Bibliotecas

Consultoría, planificación y organización de sistemas bibliotecarios para el diseño de redes de bibliotecas, creación de nuevos servicios, etc.

Catalogación y descripción de recursos bibliográficos y fondos documentales retrospectivos y en curso de cualquier tipo de material y soporte, según estándares ISBD, MARC21, RDA…; migraciones y conversiones de formatos e importaciones masivas.

Servicios de atención integral a usuarios en bibliotecas y centros de documentación: atención al público, servicio de información y referencia, búsquedas bibliográficas, gestión de préstamos y devoluciones y  actividades de promoción bibliotecaria.

Repositorios Digitales

Consultoría y definición del repositorio: asistencia para definir la estructura de información, políticas del repositorio, esquemas de metadatos a aplicar (Dublin Core, MODS…)

Estructuración y carga de contenidos: digitalización y catalogación de contenidos, procesos de importaciones masivas de registros, conversión de formatos (Dublin Core) y validación de las cargas.

Implantación de soluciones: creación del repositorio y puesta en servicio del mismo, incluyendo su parametrización y personalización según los requerimientos de cada cliente.

Asesoría y soporte técnico: adecuación de procesos de trabajo, asistencia y mantenimiento evolutivo, integración con otros sistemas…

 
 
Gestión de museos

Los museos son instituciones cada vez más activas que buscan obtener el máximo rendimiento a sus fondos a través de la organización de actividades y la difusión de información. Para ello requieren de un catálogo automatizado y de un sistema de gestión que les permita una gestión eficaz junto con la difusión más amplia posible.

Teknei desarrolla Sistemas Integrados de Documentación y Gestión Museográfica que gestionan el catálogo, las colecciones, los fondos museográficos y documentales de los museos, así como todos sus procesos y actividades museográficas: difusión, conservación, movimientos, exposiciones, producción de eventos y administración, entre otros.

Asesoría y Soporte Técnico

Nuestra experiencia acumulada a lo largo de los años nos permite asesorar en las siguientes áreas:

  • Normas para entrada de información
  • Adecuación en los procesos de trabajo
  • Asistencia y soporte técnico a nivel operativo
  • Mantenimiento evolutivo del sistema
Implantación y personalización del software de Gestión de Museos

Nuestros sistema de información de museos (SIM) está basado en tecnología web que ofrece una gestión integral de las colecciones: catalogación, ingresos, traslados, organización de exposiciones, conservación y restauración de las piezas, archivo administrativo, publicación dinámica de la colección en su sitio web.

Más información sobre SIM

Integración de Fondos

Realizamos y damos soporte en las siguientes áreas:

  • Migraciones y conversiones de bases de datos y contenidos multimedia
  • Revisión y depuración
  • Catalogación retrospetiva
  • Selección y preparación de objetos para la difusión
Dossieres de noticias de prensa

Servicios de seguimiento de noticias y generación de dossieres de noticias de prensa personalizados dirigidos a centros de documentación, gabinetes de prensa, administración pública, asociaciones y empresas en general

Además diseñamos y mantenemos consultas retrospectivas de las noticias en base de datos y en una hemeroteca digital.

Consultoría de seguimiento en los medios

Para poder definir una estrategia de seguimiento en los medios de comunicación, es necesario conocer y analizar la organización desde el punto de vista de sus áreas de actuación e intereses para hacer el seguimiento en los medios de prensa escrita y digitales.

El valor añadido es nuestra vocación de servicio puesta a la atención al cliente. Proporcionamos servicios a la carta, DSI (Difusión Selectiva de la Información) que permite elaborar productos documentales: dossieres de prensa diarios o de distinta periodicidad, dossieres temáticos, especiales, boletines internos y externos, de novedades tecnológicas, de información del sector…

Soluciones Informáticas

Disponemos de soluciones integrales para la elaboración y difusión de resúmenes de prensa en plataformas digitales integradas en Web, con aplicaciones accesibles a través de los diferentes dispositivos de telefonía móvil y tablets que disponen de las mismas funcionalidades y rendimiento que las herramientas informáticas PC.

Diseñamos nuevas aplicaciones y también nos adaptamos a aquellas plataformas que los clientes tienen implantadas, o bien creamos otras que complementen dichas plataformas. Integramos toda la información dispersa en la organización en la una plataforma digital común para todos. Dotamos al servicio de funcionalidades informáticas como: gestión de usuarios, creación de perfiles (de acuerdo con las directrices del cliente), gestión de novedades y eventos, estadísticas, estudios o informes, impacto mediático, reputación on line….

Mantenemos la hemeroteca digital y una base de datos donde recuperar la información, permitiendo consultas retrospectivas simples o avanzadas, en base a un lenguaje documental. Formamos en las herramientas, en las estrategias de búsqueda y recuperación de la información, así como todos los análisis simples y expertos que se pueden hacer desde  las organizaciones.

Servicio de seguimiento de medios y análisis de noticias

Nuestros equipos trabajan todos los días del año y garantizan que los informes estén listos a primera hora. Para ello, realizamos un seguimiento de fuentes locales e internacionales, periódicos nacionales y regionales, prensa empresarial y comercial, portales de noticias online, canales de emisión nacional y local, foros y redes sociales.

Nuestro equipo combina los resultados de los distintos medios en un informe conciso adaptado a las necesidades de cada cliente que se envía por correo electrónico y que también está accesible en la plataforma web del cliente para que conozca su exposición en los medios en cualquier parte del mundo. Nuestros informes permiten que los altos cargos, directivos y sus asesores estén informados constantemente sobre los avances que afectan a sus ámbitos, negocios y mercados.

El siguiente es un ejemplo del nuestros servicio diario de seguimiento y análisis de noticias: