¿Necesitas reducir los costes empresariales y aumentar la productividad de tu negocio de forma rápida? La implementación de RPA puede ser la clave para lograrlo, pero es necesario hacerla correctamente y con la ayuda del partner tecnológico adecuado para alcanzar tus objetivos.
La RPA o automatización robótica de procesos es un software que ejecuta tareas de escritorio simples y repetitivas y ayuda a las personas.
Según datos de EY entre el 30 y el 50% de los proyectos iniciales de RPA fallan, pero ¿qué es lo que falla?, ¿qué errores se cometen para que no funcionen?
Principios para que la implementación de RPA tenga éxito
La implementación de RPA debe partir de una serie de principios si quiere tener éxito. Los principios más destacados son los siguientes:
- La RPA requiere un cambio a nivel organización. No se trata de implementar RPA en un departamento durante un tiempo, se trata de que la RPA sea vista como una estrategia y no como una solución puntual a un proyecto o proceso.
- Es necesario analizar a fondo el proceso que se quiere automatizar. En este sentido, resulta fundamental evaluar el proceso, ver qué pasos se siguen, qué excepciones puede haber, quién interviene. Por ejemplo, si se quiere automatizar la contabilización de facturas, habrá que ver cómo se reciben (correo electrónico, correo ordinario, fax o descarga de la web del proveedor) y analizar qué pasos se siguen desde que se reciben hasta que se contabilizan.
- Cada proceso debe tener un diseño diferente. Puede darse el caso de que un proceso se pueda automatizar por completo, pero también puede suceder que se automatice en parte. Para diseñar la automatización se deben considerar aspectos como:
- Si el proceso es estable o puede cambiar a lo largo del tiempo
- Si se producen errores, en qué puntos del proceso y con qué frecuencia
- Si es necesario unir o separar procesos
- Qué plazo de tiempo requiere cada proceso y su automatización
- Si se pueden producir excepciones en el proceso
- Elegir al mejor partner tecnológico es fundamental. Actualmente existen diversas empresas en el mercado que ofrecen servicios de RPA pero es necesario comparar y no solo elegir por el precio, sino por el valor que puede aportar a la empresa la solución RPA. La RPA se deberá adaptar a las necesidades concretas de cada caso y conocer a fondo al cliente. Algunas de las circunstancias que se deben considerar son: la facilidad de uso, el mantenimiento, el soporte, la estabilidad etc.
- Formar y hacer partícipes a los empleados te ayudará a tener éxito con la RPA. Los empleados de la empresa en la que se va a implantar la RPA, pueden participar en la elección de procesos a automatizar, en la descripción de los pasos que se siguen y en la detección y previsión de errores y excepciones, por lo tanto, es importante que se les informe y se les forme desde el principio sobre la tecnología a aplicar.
¿Qué problemas pueden surgir de una mala implementación de RPA?
La implementación de RPA mal planificada, en lugar de aportar ahorro de tiempo y productividad, puede crear problemas adicionales como:
- Se pueden producir perjuicios en los proyectos y en los resultados de la empresa.
- La RPA mal diseñada pueden convertirse en una aplicación que no se utiliza o que fragmenta los flujos de trabajo.
- Si la RPA se aplica en procesos incorrectos, solo produce un agravamiento de los errores y de los cuellos de botella que existían.
¿Qué aspectos debes analizar en tu empresa antes de la implementación de RPA?
La implementación de RPA debe partir del análisis de una serie de aspectos de tu empresa que evidenciarán si está o no preparada para la transformación digital que supone la RPA. Los aspectos más destacados que deberás considerar son los siguientes:
- Qué objetivos tienen los departamentos donde se va a implantar la RPA.
- Cuál es el estado actual de la empresa.
- Con qué talento cuenta la organización.
- Existe o no un liderazgo de los ejecutivos para dirigir el proceso de automatización.
Además de lo anterior, la preparación para la RPA supone que te tengas que hacer una serie de preguntas para averiguar: ¿Qué cambios se producirán con la RPA en los procesos de trabajo?, ¿De qué manera cambiarán las funciones de cada trabajador?, ¿Qué cambios se producirán en la organización?
¿Qué fases tiene la implementación de RPA?
La implementación de RPA puede atravesar las siguientes fases:
- Se analizan las actividades repetitivas y manuales en las que se gestionan diversas aplicaciones y se establecen los pasos que se dan en cada proceso. En esta fase es donde es necesaria la participación de los trabajadores.
- Se elige un parter tecnológico que diseñe e implemente la RPA.
- Se realiza la implementación de RPA.
- Se analizan los resultados y se hacen ajustes.
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