Si hay algo que suele caracterizar al sector público son los papeleos que se deben realizar para hacer muchos trámites como pagar impuestos, solicitar ayudas o renovar un DNI, por ejemplo. Esta situación supone que los funcionarios pierdan una gran cantidad de tiempo de su jornada de trabajo realizando tareas repetitivas y tediosas que pueden agilizarse con la RPA. En este post te hablamos de los problemas más habituales en el sector publico, los beneficios de la RPA en el sector público y de cómo se puede realizar la implementación de la RPA para que sea todo un éxito.
¿Qué problemas suele tener el sector público que se pueden solucionar con la implementación de la RPA?
La Administración Pública se caracteriza por tener procesos largos y complicados para realizar muchas gestiones. Algunos de los problemas que suelen darse en el sector público son los siguientes:
- Falta de coordinación entre departamentos. Es bastante habitual que la información de la que dispone un departamento no esté disponible para otro, por lo que no se coordinan y, por ejemplo, pueden volver a pedir la misma documentación para un trámite a un ciudadano.
- Modificaciones en la normativa aplicable. A lo largo de cada año, como consecuencia de los cambios políticos o de otras razones, se aprueban normativas que modifican los procesos a realizar en las administraciones públicas, la documentación que se solicita y otros muchos aspectos. Esta situación supone una ralentización para cualquier trámite, ya que la administración pública se debe adaptar al cambio normativo y modificar su forma de trabajar de forma continua.
- Reducción de la productividad. Todo lo anterior tiene como consecuencia que las administraciones públicas no sean ágiles a la hora de realizar trámites y que los ciudadanos tengan que esperar muchos días e incluso meses o años para obtener lo que han solicitado.
- Lentitud en las gestiones. Todos sabemos que para hacer cualquier gestión con la administración pública se requiere bastante tiempo, ya que existe saturación y el cumplimiento de la normativa supone que se tenga que seguir un procedimiento específico en cada caso.
¿Qué beneficios aporta la RPA en el sector público?
Algunos de los beneficios que puede aportar la RPA en el sector público son los siguientes:
- Evitar errores en la recogida de datos. Cuando los funcionarios del sector público realizan tareas repetitivas consistentes en la recogida de datos, pueden equivocarse y producir retrasos en los procesos. Los robots RPA no se equivocan y si lo hacen, se puede rastrear dónde está el error y corregirlo de forma rápida.
- Mejorar en la realización de consultas. La RPA permite tener toda la información localizada y en un único lugar, por lo que las consultas que realicen los ciudadanos se podrán resolver de forma rápida y se evitará la descoordinación entre departamentos.
- Crear informes. Una parte del trabajo de los funcionarios del sector público consiste en la elaboración de informes para la toma de decisiones. La RPA puede recopilar datos y ordenarlos, de manera que la persona que deba elaborar el informe solo tenga que analizarlos y sacar conclusiones, con el consiguiente ahorro de tiempo.
- Aumento de la productividad. Desde el momento en el que el trabajo repetitivo lo realiza un robot de RPA de forma rápida y sin errores, los funcionarios se pueden centrar en hacer tareas de mayor valor para la administración, por lo que aumentará la productividad.
- Mejora en la atención al ciudadano. Algunas de las objeciones más importantes de los ciudadanos a la hora de interactuar con la administración son: las largas esperas para realizar trámites, la lentitud, el gran volumen de documentación que se solicita o la falta de coordinación. Todos estos problemas se pueden solucionar con la tecnología RPA y la automatización de procesos.
- Satisfacción de los empleados públicos. Cuando los empleados públicos dejan de hacer tareas repetitivas porque las hace el robot RPA, aumenta su satisfacción porque, además, podrán enfocarse en otras tareas que aporten mayor valor profesional. Esto, además, redundará en el aumento del buen ambiente de trabajo.
- Eliminación de la carga de trabajo de cada funcionario. Además de lo anterior, la RPA permite reducir la carga de trabajo de cada empleado público, de manera que se distribuya dicha carga entre el software RPA y el empleado que, por lo tanto, serán complementarios.
Para poder obtener todos los beneficios que hemos descrito, es necesario contar con la ayuda de un partner tecnológico con experiencia, que conozca a fondo los procesos administrativos, que ayude a seleccionar los que sean susceptibles de automatización, que seleccione la mejor solución de RPA, que acompañe durante la implementación de la RPA y que haga seguimiento continuo. En todo ese proceso está la clave para que la implementación sea todo un éxito y aumente la productividad de la administración pública.
