Teknei Archive System

La solución para reducir costes en gestión documental

El volumen de almacenamiento necesario crece continuamente, sin embargo la necesidad de acceso a la información depende exclusivamente del estado del documento. Para dar respuesta a este problema surge TAS.

Contexto

Continúan existiendo grandes archivos físicos, la mayoría están racionalizados con servicios de custodia.

Por otro lado, la documentación generada en formato electrónico no sólo continúa creciendo exponencialmente, sino que aún más lo hace la necesidad de almacenamiento, tanto por requerimientos regulatorios y/o legales, como por su posible explotación y análisis. Con este crecimiento continuo del volumen de almacenamiento, tenemos que:

  1. Los gestores documentales crecen y crecen con información que apenas se consulta
  2. El almacenado en las aplicaciones de origen es costoso y no escalable
  3. El coste total de la gestión documental (infraestructura, licencias software, mantenimiento, gestión del servicio…) se dispara
  4. La disponibilidad y el acceso rápido no están garantizados
  5. Existe alto riesgo de incumplimiento normativo (regulatorio e interno), mientras que seguridad y privacidad no se garantizan
  6. No existen políticas activas de expurgo electrónico

TAS es un sistema para el almacenamiento digital de todos los documentos electrónicos que permite:

Altos volúmenes de documentación
Integración con plataformas existentes
Sistema especializado en archivado histórico

Beneficios

Licenciamiento en base a volumen de documentos, independientemente del modelo de implantación:

  • on premise
  • cloud

Posibilita la migración de los documentos almacenados en las actuales plataformas para la conceptualización del archivo digital y la gestión de registros

Gráfico ventajas de TAS

Reduce las necesidades de infraestructura y mantenimiento de los tradicionales sistemas de gestión documental

Técnicas proactivas que facilitan el expurgo y borrado controlado de la documentación

TAS permite liberar a los ECM corporativos de la gestión de los contenidos que no están activos, lo que mejora la calidad de servicio ofrecida por estas plataformas y permite el ahorro de costes, tanto en infraestructura como en licencias de software.

Características técnicas

  • Interfaz de administración totalmente web para una sencilla parametrización del sistema documental (configuración documental, metadatos, expurgo, seguridad...)
  • Cliente genérico web HTML5 para la consulta de documentos y expedientes
  • Interfaz REST para la integración de las funciones documentales en las aplicaciones de negocio (Crear, recuperar, borrar, consultas metadatos, actualizar metadatos, cargas y descargas masivas, …)
  • Herramientas batch para la automatización de procesos. Soporte de PDF Page-Piece Dictionary (PPD) para mejora del almacenamiento.
  • Gestión del ciclo de vida de los documentos. Control de expurgo.
  • Autenticación de los usuarios con integración LDAP. Gestión de perfiles por usuarios y grupos.
  • Trazabilidad total y herramienta de auditoría del sistema
  • Herramienta de historificación para cargas masivas de documentos procedentes del ECM corporativo (add-on)
  • Almacenamiento de los documentos en diferentes Object Stores. Soporte de FileSystem o S3.
  • Requerimientos software:
    • Sistemas Operativos: Linux (RHEL, Suse, Ubuntu, Debian, …), Windows
    • Base de datos: PostgreSQL, SQL Server.
    • Servidor de aplicaciones: JDK 1.8 o superior

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