Dar un paso más en la transformación digital para aumentar la productividad de tu empresa puede suponer encontrarse con problemas como la compatibilidad o no de la tecnología RPA y los legacy systems (o sistemas heredados). En este post queremos analizar los problemas que puede suponer y qué ventajas y peligros puede haber de cara a la automatización de procesos y cómo se pueden combinar RPA y legacy systems.
¿Qué son los sistemas heredados?
Por sistemas heredados o legacy systems entendemos aquellos sistemas informáticos (tanto equipos como aplicaciones) que se han quedado anticuados pero que se siguen utilizando por las empresas y no se pueden cambiar de forma sencilla.
La realidad es que las empresas invierten mucho dinero en sus sistemas informáticos y para poder amortizar la inversión, deben ser sistemas que se puedan utilizar durante varios años. El problema es que con el paso del tiempo, y debido a factores externos e internos, esos sistemas quedan obsoletos. Algunos de los factores que influyen son los siguientes:
- La economía donde trabaja la empresa evoluciona.
- El mercado donde actúa la empresa cambia.
- La normativa aplicable se modifica.
- La empresa sufre una reestructuración.
- La tecnología avanza y permite a las empresas ser más productivas.
¿Qué problemas puede tener un sistema heredado?
Con el paso del tiempo el sistema heredado comienza a dar problemas que suponen gastos. Algunos de los problemas son los siguientes:
- Debe actualizarse continuamente para adaptarse a la realidad de cada momento y al final ningún usuario o administrador del sistema conoce a fondo todas las actualizaciones ni el sistema en sí.
- Son sistemas poco amigables con el usuario y difíciles de utilizar.
- La formación para aprender a utilizar un sistema heredado es cara porque casi no se utilizan.
- El mantenimiento tiene un coste elevado porque los componentes se han dejado de fabricar y es complicado encontrarlos.
- Los años de mantenimiento han hecho que exista una estructura cada vez más compleja y difícil de comprender.
- Se pueden haber añadido programas anexos al sistema heredado que interactúan con él.
- El formato de los datos y de la información contenida en el sistema heredado puede ser incompatible con otros sistemas más modernos.
¿Qué riesgos tiene cambiar un sistema heredado?
El cambio a sistemas más modernos cuando en una empresa existe un sistema heredado puede tener riesgos como los siguientes:
- Es muy complicado diseñar un sistema que funcione exactamente igual que el sistema heredado.
- Los procesos de negocio y el sistema heredado están diseñados para encajar completamente, por lo que al reemplazar el sistema heredado es necesario cambiar los procesos y eso requiere un estudio completo de la empresa y de su forma de trabajar.
- La implantación de un nuevo software puede suponer varios problemas como un coste elevado, retrasos en la implantación que afecten al negocio, errores en el funcionamiento etc.
Las ventajas de los sistemas heredados
No todo son problemas cuando se quiere implantar un nuevo software, robots RPA y legacy systems pueden convivir. La existencia de sistemas heredados puede tener ventajas como que son más estables y que aportan más seguridad.
Además, cuando se mantiene el sistema heredado y se combina con robots RPA la resistencia al cambio entre las personas que van a utilizar los dos elementos es menor porque el cambio no es tan traumático.
¿Qué se puede hacer ante la existencia de sistemas heredados?
Considerando las ventajas y los inconvenientes de que existan sistemas heredados en una empresa, se pueden adoptar diversas soluciones como las siguientes:
- Mantener el sistema heredado tal y como está, con los costes de mantenimiento, de formación y con los efectos en el negocio que esto supone.
- Cambiar el sistema heredado por otro sistema nuevo, con el riesgo de que pueda tener efectos en el negocio si no se elige el partner tecnológico adecuado.
- Aplicar una solución de RPA que se combine con el sistema, tal y como veremos en el siguiente apartado.
¿Cómo combinar RPA y legacy systems?
A primera vista puede parecer complicado que los robots RPA y legacy systems convivan pero existen diversas formas de que trabajen de la mano.
En la actualidad existe una tendencia que consiste en aplicar tecnologías más modernas a sistemas antiguos, de manera que mejoran y se convierten en más fáciles de utilizar y amigables para los usuarios. Por ejemplo, se pueden hacer modificaciones para que en lugar de tener que utilizar teclas de función se pueda utilizar un ratón.
Para que los robots RPA y los legacy systems convivan lo que se hace es implantar un RPA que interactúa con el sistema heredado para que sea más sencillo de utilizar.
En definitiva, se trata de estudiar cada caso, ver los procesos de la empresa, analizar los sistemas heredados y buscar la mejor solución para implantar RPA sin que suponga un riesgo para el negocio de la empresa.
