Durante los últimos meses hemos podido comprobar como el teletrabajo es un método de ahorro de costes tanto para empresas como para trabajadores, pero si a eso le sumamos la automatización de procesos administrativos, la eficiencia puede ser mayor. En este post te contamos en qué consiste y cómo implantarla en tu negocio.
¿Qué es la automatización de procesos administrativos?
La automatización de un proceso administrativo supone el uso de la tecnología para la realización de todo o parte del proceso.
En todas las empresas hay actividades que se desarrollan por las personas en base a un proceso. Por ejemplo, para contratar a un nuevo trabajador se siguen una serie de pasos como darle de alta en la Seguridad Social, elaborar el contrato, etc. Desde el momento en que se tienen claras las personas que intervienen en ese proceso, qué información se maneja, qué acciones se realizan y qué se entrega al final, se crea un sistema al que se puede aplicar la automatización de procesos administrativos.
¿Qué procesos administrativos se pueden automatizar?
En cualquier negocio existen multitud de procesos administrativos tediosos y repetitivos pero que se deben realizar, que se pueden automatizar. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Elaboración de informes periódicos.
- Conciliaciones con bancos.
- Recopilación de datos que se encuentran en Internet.
- Facturación.
- Atención al cliente.
- Elaboración de presupuestos.
- Selección de personal.
La lista es interminable, pero para elegir el proceso adecuado es fundamental que cotejes algunos aspectos:
- Debe tratarse de un proceso en el que se maneje un gran volumen de datos.
- La comisión de un error puede ser crítica para la empresa.
- El proceso está formado por acciones repetitivas que lleva mucho tiempo realizar.
- Para poder realizar el proceso completo se manejan varios documentos o fuentes de información que están en lugares distintos.
- En el proceso no hay apena excepciones.
¿Qué pasos se pueden seguir para la automatización de procesos administrativos?
Si quieres aplicar la automatización de procesos administrativos en tu empresa puedes seguir una serie de pasos que serán los siguientes:
- Estandarizar el proceso. Si el proceso no está 100% estandarizado no se puede automatizar porque el software robot no funcionaría bien y cometería errores.
- Crear la estrategia de automatización de procesos administrativos. Se trata de establecer los pasos que se deben seguir para que la automatización de procesos administrativos no produzca efectos negativos en la actividad, sino que ayude al negocio desde el inicio. Es decir, para crear la estrategia se debe elegir el partner tecnológico adecuado, que pueda ayudarte en todo el proceso.
- Implementar la estrategia. Es el momento en el que todo lo que se ha diseñado se aplica a la realidad del negocio de la empresa para ver cómo funciona.
- Revisar y corregir. Si el proceso automatizado no funciona 100% bien desde el inicio hay que revisar qué errores aparecen y aplicar las correcciones que sean necesarias.
- Hacer un seguimiento continuo. Cuando el sistema se implementa en su totalidad y funciona correctamente es necesario realizar un seguimiento periódico continuo para verificar que todo se desarrolla correctamente.
¿Qué ventajas aporta la automatización de procesos administrativos?
La automatización de procesos administrativos puede aportar ventajas a tu negocio como las siguientes:
- Aumento de la facturación, porque la eficiencia será mayor en todos los procesos administrativos que se realicen lo que favorecerá al cliente.
- Incremento de la productividad, los empleados se dedicarán a tareas de mayor valor y dejarán las tareas repetitivas en manos de la RPA.
- Atracción de talento, ya que tu empresa entrará de lleno en la transformación digital, su imagen mejorará y la innovación atraerá a nuevos empleados.
- Mejora en la experiencia de cliente, porque cualquier interacción que realice con tu empresa será más rápida y funcionará mejor.
- Conocimiento más profundo de los clientes. La automatización ayuda a conocer datos de los clientes que te ayudarán a crear campañas de marketing mejor enfocadas y más efectivas.
- Reducción de errores. Los flujos de trabajo serán más rápidos y más efectivos por lo que se reducirán los errores y cuando se cometa uno se sabrá de forma certera en qué momento se ha cometido y se podrá solucionar de forma más sencilla.
- Mayor coordinación. La automatización permite compartir información entre departamentos que se vean involucrados en los procesos administrativos y, por lo tanto, se evitará perder en tiempo en tareas duplicadas o tener la información en varios lugares que no están comunicados entre sí.
Como consecuencia de lo anterior, se ahorrará tiempo y se reducirán los costes.
En definitiva, en Teknei sabemos que la automatización de procesos administrativos puede dar la oportunidad a tu empresa de ser más competitiva en el mercado en el que trabaja, pero es fundamental elegir bien el proceso a automatizar y aliarte con un partner tecnológico que estudie el caso y que te aconseje la mejor solución de RPA para tu empresa.
