¿Quieres aumentar la productividad y reducir los costes en tu empresa de forma rápida? La RPA es la solución. Te contamos en qué consiste la automatización de procesos mediante robots, qué ventajas aporta y a qué tareas se puede aplicar.
Cualquiera de nosotros ha escuchado hablar del impacto de las tecnologías en nuestra vida, pero no solo influyen a nivel personal, sino también a nivel empresarial. Seguro que has oído hablar de RPA pero,¿sabes lo que es y cómo se utiliza? Comencemos por el principio.
¿Qué es la RPA?
La RPA o Robotics Process Automation, consiste en la automatización de procesos mediante robots a través del uso de softwares que reducen la intervención humana, especialmente en tareas repetitivas.
Cuando hablamos de robots todos pensamos en una máquina que realiza tareas de forma automática en la industria. Sin embargo, esta idea se ha extrapolado al mundo empresarial en general y a aspectos informáticos. En este último caso, por lo tanto, hablamos de robots software.
Además de lo anterior, debemos considerar que el concepto de "robotics" engloba tres términos diferentes:
- La RPA, automatización robótica de procesos.
- La tecnología cognitiva, que se diferencia de otras en que se entrena mediante la interacción, no se la programa. Aprende del entorno y toma decisiones en base a datos estructurados y no estructurados.
- La inteligencia artificial, que supone la combinación de algoritmos que se utilizan para crear máquinas que tengan las mismas capacidades que el ser humano.
Todas estas tecnologías suponen una segunda fase de la transformación tecnológica para la que las empresas deben estar preparadas.
¿Qué ventajas aporta la automatización de procesos mediante robots?
La RPA puede aportar diversas ventajas a las empresas, como las que detallamos a continuación:
- Ahorro de tiempo. Se trata de una tecnología que puede trabajar a todas horas los 365 días del año, realizando tareas repetitivas de forma rápida.
- Ahorro de dinero. El ahorro de tiempo supone ahorro de costes.
- Aumento de la productividad. Los procesos automáticos de los robots no se interrumpen, por lo que mejora la eficiencia y la productividad.
- Precisión y eliminación de errores. Los robots eliminan los márgenes de error en las tareas repetitivas.
- Escalabilidad. La RPA se adapta al tamaño de cada empresa y a sus necesidades en cada momento.
Ya tenemos claras las ventajas, pero surge la siguiente duda:
¿Cómo elegir las tareas a las que aplicar la RPA?
Imagina el trabajo de un departamento financiero de una empresa. Para llevar la contabilidad, puede que tengan que buscar en los correos las facturas que reciben, revisarlas, contabilizarlas y guardarlas. Esto supone tiempo y esfuerzo en tareas que son repetitivas. Con la automatización de procesos mediante robots, se pueden hacer esas tareas en menos tiempo y sin errores, para conseguir que el trabajo de las personas se enfoque en tareas de valor para la empresa.
¿Qué tipo de tareas o procesos pueden ser automatizadas con el RPA? Estos son los requisitos que deben reunir:
- Se debe tratar de tareas que tengan volúmenes repetitivos muy altos. Deben ser procesos que absorben mucho tiempo y que pueden afectar a la capacidad de crecer de una organización.
- Procesos que tengan un valor elevado para la empresa. Debe tratarse de procesos que aporten un valor económico elevado a la empresa. Por ejemplo, aquellos relacionados con los clientes o con los presupuestos de ventas.
- Procesos que supongan un riesgo alto. En todas las empresas hay procesos en los que cometer un error puede suponer un coste alto, el incumplimiento de una normativa o la imposición de una sanción. Estos son los procesos a los que se debe aplicar la automatización de procesos.
Ejemplos de tareas a las que se les puede aplicar la RPA
Ya conoces los requisitos que deben reunir las tareas o procesos a los que se puede aplicar la automatización, por lo que es el momento de ver ejemplos concretos que se pueden aplicar en la gran mayoría de las empresas. Son los siguientes:
- Alta de empleados y clientes. Son procesos que se realizan de forma repetitiva y en los que se manejan volúmenes muy elevados de información. Además, involucran a varios departamentos como: IT, recursos humanos y finanzas.
- Mantenimiento de clientes y empleados. La gestión de empleados y clientes no finaliza con el alta sino que requiere un mantenimiento que también se puede automatizar.
- Recopilación de información para informes. Los informes que elaboran los departamentos como el de contabilidad y finanzas requieren manejar muchos datos cada año que se podrían recopilar de forma sencilla con una RPA.
- Elaboración de nóminas. Es un proceso que se realiza cada mes y que requiere aplicar las novedades normativas que se produzcan para evitar errores. Esta tarea absorbe mucho tiempo por lo que es candidata a la automatización de procesos.
- Automatización de precios. Algunos marketplaces automatizan sus precios para mantenerlos a la par que sus competidores.
- Actualización del CRM. Los comerciales de ventas de muchas empresas invierten su tiempo en actualizar los datos de su CRM en lugar de utilizar ese tiempo en estrategias de venta.
- Procesamiento de pedidos. Se trata de un proceso que conlleva muchas tareas como comprobar las direcciones, etiquetar el envío, actualizar el inventario, elaborar facturas. Lo único que no va a poder hacer un robot de software es empaquetar el envío.
- Seguimiento de envíos. Es probable que hayas visto que cuando compras un producto online te envían notificaciones para que sepas dónde está el envío. Esta automatización facilita las entregas y optimiza los tiempos.
Tal y como has visto, estos son solo algunos ejemplos. Pero hay un gran número de tareas en todas las empresas que pueden ser susceptibles de automatización de procesos por robots. ¿Conocías esta tecnología y sus aplicaciones? ¡Cuéntanos tu experiencia en los comentarios!
