La correcta gestión de la información dentro de las organizaciones es fundamental para el buen desarrollo de las actividades de estas. En cualquier empresa es habitual encontrarse con multitud de archivos, tanto en formato físico como en digital, que es necesario tratar correctamente para facilitar su uso y aprovechamiento. En este caso, la tecnología es especialmente útil, pues facilita las búsquedas y recuperación de la información y posibilita el almacenamiento de documentos electrónicos. Además, permite adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, como te explicamos a continuación.
Un paso necesario para la transformación digital
El uso de tecnologías que hacen más ágiles y eficientes los procesos diarios de las empresas son necesarias para la efectiva transformación digital de las organizaciones. Así, Arges permite gestionar de forma sencilla e intuitiva la documentación de archivo, pues es un sistema altamente configurable y está dotado de procesos automatizados para facilitar su uso, cumpliendo con la Ley 39/2015 del Procedimiento administrativo y del ENI.
¿Qué puede hacer un sistema de gestión de archivo?
Con la herramienta de ECM adecuada, podrás realizar múltiples tareas con relación a la información de la organización de forma rápida, sencilla y cómoda. Por ejemplo, Arges, la solución de Teknei, permite:
- Describir y clasificar la documentación de archivo.
- Garantizar la gestión de la documentación archivada, así como el control de las consultas, préstamos y devoluciones de los documentos.
- Facilitar la localización y el acceso a los documentos.
- Automatizar y controlar los procesos de transferencia y expurgo de la documentación.
- Integrar el repositorio de documentos informáticos y otros sistemas informáticos utilizados en la gestión de la organización.
- Generar informes y estadísticas de gestión.
Además, su estructura modular da la posibilidad de adaptarse a las necesidades de cada organización, pues su arquitectura tecnológica abierta es fácilmente integrable con diferentes sistemas. Esto no impide el cumplimiento de los estándares ISAD (G) e ISAAR (CPF).
Ventajas
- Gestiona el ciclo de vida completo de los expedientes archivados.
- Cumple con la legislación relativa al archivo electrónico único, interoperabilidad, conservación de firmas electrónicas, conversión de formatos y transparencia.
- Gestiona la totalidad de la documentación de archivo, independientemente de su soporte (electrónico, papel y mixto).
- Describe la documentación en base a normas internacionales: ISAD (G) e ISAAR (CPF).
- Genera el expediente electrónico interoperable y su índice electrónico, según formato ENI.
- Se instala por módulos, en función de las necesidades del cliente.
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