Los museos son lugares que albergan cientos de obras de arte o colecciones, dispuestas en diferentes exposiciones. Su implantación en la sociedad se remonta a la Antigüedad y, desde entonces, se han convertido en instituciones muy preciadas por su gran fomento de la cultura.

A pesar de su largo recorrido histórico, no fue hasta el año 1993 cuando la Dirección General de Bellas Artes del Ministerio de Cultura y Deporte español decidió constituir la Comisión de Normalización Documental, con el propósito de elaborar un protocolo común para la gestión documental de todos los museos. Tres años después, en 1996, se publicó el tomo “Elementos para una aplicación informática de gestión museográfica” con el protocolo adecuadamente desarrollado y explicado. Su difusión supuso el ahorro de tiempo en planificación documental de muchos museos, aunque se requieren conocimientos informáticos para la correcta implantación en el sistema.

¿Qué es SIM y para qué sirve?

Denominados SIM al Sistema Informático de gestión de Museos. Como su propio nombre indica, se trata de un software que ayuda a la administración de museos o instituciones similares, como galerías, colecciones e instituciones culturales, ya sean públicas o privadas. En resumidas cuentas, SIM da asistencia para poner en marcha el protocolo anteriormente explicado.

Este sistema integrado de documentación y gestión puede ser muy útil en el día a día. Los museos son establecimientos de considerables dimensiones y, por consiguiente, con una gran cantidad de piezas históricas de un elevado valor cultural y económico. Un adecuado tratamiento de ellas es fundamental para evitar errores y potenciar un correcto funcionamiento de la entidad. SIM, en este caso, tiene la capacidad de realizar una categorización con la información vinculada con cada objeto y adjuntarla en un único expediente. De tal forma que, el día de mañana, cuando alguien quiera hacer una consulta acerca de una obra, pueda localizar sus características simplemente abriendo el archivo correspondiente al expediente.

Asimismo, los desplazamientos de obras son muy frecuentes en los museos: muchas piezas son trasladadas temporalmente de un museo a otro, otras son compradas/vendidas, otras requieren salir del establecimiento para ser restauradas y otras simplemente son cambiadas de ubicación dentro del propio museo. Todos estos movimientos de fondos han de ser registrados a través de motores de bases de datos relacionales y documentales, para tener el pleno control de la gestión de bienes y de ingresos, así como mantener actualizado el histórico de ubicaciones.

La conservación y restauración de las piezas debe quedar documentada en informes, junto con un análisis previo del desperfecto de la obra y su posterior tratamiento de conversación. De esto también se encarga el SIM, así como de la organización de las diferentes exposiciones, a través de la negociación de préstamos de piezas, de la gestión de transportes, del diseño y de la publicación dinámica de contenido audiovisual en el sitio web.

Ventajas de la implantación del SIM

Son varias las ventajas que conlleva implantar este tipo de sistemas en un museo, pero destacan las siguientes:

  • Generación de un inventario, bajo un modelo normalizado, que permite identificar rápidamente de cada objeto unos determinados datos, como pueden ser su autoría, su localización o su propiedad.
  • Gestión documental de todas las imágenes, vídeos, audios, informes o guías que el museo posee y que enriquecen la calidad informativa.
  • Elaboración de bases de datos intuitivas que agilizan la búsqueda, el tratamiento de la información y la configuración de los datos.
  • Facilidad a la hora de personalizar el propio SIM en función de las necesidades de cada establecimiento.
  • Capacidad de interconexión de los diferentes documentos de los fondos museográficos, de manera que toda modificación en un área sea actualizada de forma automática en el resto.
  • Configuración de diferentes perfiles de acceso, en función del nivel de autorización que se le haya asignado previamente, potenciando así el control de acceso a la información.
  • Impulsar la difusión de las diferentes colecciones y, por tanto, el reconocimiento externo.

Por tanto, el SIM tiene mucho que ofrecer y supone para los museos una mejora en su organización documental. Si estás interesado de poner en marcha un sistema como SIM en tu museo o institución, puedes contactar con nosotros. En Teknei somos expertos en la implantación y personalización de este tipo de software, en la integración de fondos y en asesoría/soporte técnico. Muchas son las entidades que han confiado en nosotros su gestión documental, destacando entre ellas el Museo de Bellas Artes de Bilbao, el MUSAC (Museo de Arte Contemporáneo de Castilla y León), el Museo de Bellas Artes de Álava y el Artium (Centro-Museo Vasco de Arte Contemporáneo).

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