¿Quieres ahorrar tiempo y dinero, eliminar los errores y aumentar la productividad de tu empresa? La RPA es la herramienta que te permitirá avanzar con la transformación digital de tu negocio y agilizar todos los procesos. En este post nos centramos en la forma de implementar RPA para la automatización de tareas, de manera que conozcas las fases que se deben seguir.
¿Cómo elegir a qué procesos aplicar la automatización de tareas?
Uno de los pasos más importantes que se deben realizar para la automatización de tareas es elegir el proceso más adecuado y en el que más efectiva vaya a ser. Para ello, debemos fijarnos en aspectos como:
- Son tareas repetitivas, que se hacen varias veces al día o al mes.
- Requieren bastante tiempo para ser realizadas.
- Los errores que se pueden cometer pueden suponer un riesgo, como la imposición de sanciones por incumplimiento de la ley o el retraso de otros procesos.
- Son fundamentales para la toma de decisiones dentro de la empresa.
- Suponen que se deba extraer información de más de una fuente: programa informático, internet, ERP etc.
¿Por qué la RPA puede aumentar la productividad de tu empresa?
Uno de los mayores beneficios de la RPA para la automatización de tareas es que puede aumentar la productividad de tu empresa. Esto se debe a diversas razones.
- Se evita que el retraso o la comisión de un error al realizar una tarea, retrase, a su vez, las siguientes tareas. Es decir, la cadena continúa su trabajo y es más productiva.
- Las decisiones no se retrasan, puesto que la información está disponible y centralizada y el proceso sigue su curso.
- Descartar las tablas de datos situadas en varios lugares. Uno de los factores que más frena en las empresas el proceso para implementar RPA es la existencia de datos en lugares o sistemas diferentes. La RPA soluciona el problema accediendo a todas las fuentes de datos y organizando la información.
- Se guarda un histórico de las acciones realizadas por lo que si se produce un problema, se pueden saber cuándo surgió y qué ocurrió, de forma inmediata.
- Ya conoces cómo elegir las tareas a automatizar y por qué la RPA puede aumentar la productividad de tu empresa. A continuación, vamos a ver cómo se realiza un proceso para implementar RPA.
¿Qué pasos se deben seguir para implementar RPA?
Actualmente los procesos para implementar RPA suelen ser bastante participativos, de manera que los propios empleados aporten su valor al proceso.
Aunque es complicado establecer fases con carácter general, porque cada empresa es diferente, las fases o pasos que se pueden seguir para implementar RPA pueden ser las siguientes:
- Decisión sobre las responsabilidades a asumir al implementar RPA. Para implementar RPA, es preciso que asignes a cada persona la función que va a tener que realizar.
- Establecimiento de objetivos. ¿Qué objetivos quieres lograr con la RPA? Reducción de costes, aumento de la productividad, mayor eficiencia de los procesos…
- Formación de un grupo de personas en la tecnología RPA. En esta fase la empresa que va a implementar RPA forma a un grupo de trabajadores seleccionados sobre la tecnología de RPA y sobre las tareas que pueden ser susceptibles de automatización. Debe tratarse de tareas:
- Muy repetitivas.
- Totalmente basadas en reglas.
- Centradas en aplicaciones estables, es decir, que no cambien mucho a lo largo del tiempo.
- Proposición de tareas automatizables. Las personas que han asistido a la formación analizan las tareas que realizan y que pueden ser automatizadas y las proponen. En este punto es importante preguntarse ¿Qué es lo que necesitamos automatizar?
- Selección de las tareas a automatizar. Se analizan los procesos propuestos y se ve si cumplen los requisitos para automatización de tareas. Además de lo anterior, se deberán ver todas las excepciones que pueden tener cada proceso para que el robot las pueda tratar.
- Transmisión del proceso al robot. Cada paso que se da en el proceso se transmite al robot.
- Se procede a implementar RPA.
- Información a los trabajadores. Se informa a los trabajadores de cómo van a recibir la información, qué hacer si no la reciben o si hay algún error, qué ocurre si cambia algo en la aplicación base o si el robot falla. En algunos casos, se puede contratar también a la empresa que implementó la RPA para que preste el servicio de mantenimiento.
Ejemplo de éxito en la automatización: agregador de vuelos
Todos hemos consultado alguna vez una web para buscar vuelos baratos, introduces tu ciudad de origen y destino y la web busca las mejores ofertas. Esto supone que el agregador de vuelos deba gestionar un gran número de solicitudes a varias webs de viajes o de compañías aéreas.
El problema era que nuestro cliente necesitaba identificar la disponibilidad y los precios en muchas webs para dar a los clientes las mejores tarifas. Además de lo anterior, había que realizar la reserva en la web elegida por el usuario.
Con la implantación de la RPA se consigue:
- Agilizar todo el proceso.
- Realizar una facturación masiva.
- Aportar al usuario lo que necesita y darle las mejores opciones para volar.
- Eliminar la existencia de errores.
- Eliminar la realización de tareas repetitivas y tediosas que requieren mucho tiempo.
Si quieres saber más sobre RPA ponte en contacto con nosotros y resolveremos tus dudas.
