La información es un conjunto de datos que se procesa, estructura y presenta en un contexto dado para que sea significativa y útil. Con esto, los datos y la información son uno de los recursos más deseados y perseguidos de la sociedad.
Actualmente, las empresas y organizaciones han de enfrentarse a un gran volumen de datos que es necesario procesar, gestionar y mantener correctamente para que sean útiles. En general, estos datos comprenden hechos, observaciones, percepciones, números, caracteres, símbolos, imágenes, etc., que solo tienen sentido cuando se organizan, se analizan y se interpretan.
De la información al big data
Existen cuatro "V" que definen las características del big data:
- Volumen: la cantidad de datos que se genera es muy elevada.
- Variedad: proceden de diversas fuentes y se presentan en diferentes formatos.
- Velocidad: es un proceso que avanza a gran ritmo.
- Veracidad: que sean datos válidos es fundamental.
Esto se ha hecho posible gracias a la digitalización y presenta un valor incalculable, siempre que se utilice correctamente. De lo contrario, es información sin más.
Objetivos de la digitalización
Este proceso aporta grandes ventajas, lo que explica que sea cada vez más necesario:
- Incrementar el acceso.
- Mejorar los servicios.
- Gestionar los permisos.
- Conservación de documentos.
- Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos.
- Disminuir el riesgo de pérdida.
- Aumentar la seguridad.
- Evitar la manipulación y uso indebido.
Digitalización y captura de datos
Existen soluciones que permiten automatizar la captura de información de los documentos, lo que supone un importante ahorro de recursos humanos y un aumento de la productividad, a la vez que se mejora la calidad de muchos servicios.
Para que esto sea posible, se precisa la implementación de componentes automatizados para la digitalización y procesos de documentos (OCR, ICR, etc.) e inserción en el gestor documental.
Dentro del mercado existen diversas tecnologías que pueden cubrir desde la captura básica de información, hasta la clasificación automática de la misma, llegando a unos niveles de resultados muy satisfactorios.
Estas soluciones facilitan la separación y clasificación automática de documentos mediante el uso de técnicas avanzadas de reconocimiento automático de caracteres.
La digitalización de fondos, conversión y tratamiento de contenidos permiten aumentar la productividad y crear valor. Así, implantar sistemas que permitan activar el contenido de los documentos y alimentar los procesos de negocio digitales es un hecho cada vez más extendido.
