Aplicación de la automatización robótica de procesos

¿Quieres reducir costes y aumentar la productividad en tu empresa? La automatización robótica de procesos o RPA ha llegado para evitar que pierdas el tiempo en tareas repetitivas y puedas centrarte en aportar valor a tu empresa. Te contamos cómo puede lograrlo.

Puede que te imagines un futuro lleno de robots con aspecto humano que trabajen a tu lado, pero los robots ya están aquí, son softwares de RPA y pueden aportar ventajas como:

  • Hacer tareas burocráticas y tediosas.
  • Aprender rápido los procesos de tu negocio.
  • Ahorrar tiempo y dinero.
  • Permitir que los trabajadores de tu empresa aporten valor.

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La automatización robótica de procesos o Robotic Process Automation (RPA), supone el uso de programas que automatizan tareas, sobre todo, tareas de oficina o escritorio.

Es decir, se trata de tareas que antes realizaba el ser humano y que suponían una gran inversión de tiempo. Estamos habituados a trabajar consultando diversas plataformas, buscando en la web, analizando internet… Sin embargo, la RPA evita todo ese tiempo que se invierte y consulta todos los datos en diversas fuentes de forma muy rápida.

¿Qué pueden hacer los robots por ti?

La RPA tiene aplicación en muchos aspectos de la empresa, porque, puede hacer cosas como:

  • Leer y escribir datos.
  • Filtrar correos electrónicos.
  • Almacenar información de forma ordenada.
  • Simular que utiliza un ratón o un teclado como si fuera una persona.

Algunas de las tareas a las que se pueden aplicar la automatización robótica de procesos son los siguientes:

  • Elaboración de informes financieros. Generalmente, los informes financieros se elaboran por el responsable del departamento y requieren al menos dos semanas para realizarse. Con una RPA los plazos se reducen y la exactitud de los datos aumenta, por lo que el director financiero podrá aportar valor con el análisis de los datos, que permita tomar decisiones en la organización.
  • Alta de proveedores, clientes y empleados. Estos procesos afectan a distintos departamentos como: compras, ventas, finanzas y recursos humanos. Son procesos que suponen tareas muy repetitivas y diversas comunicaciones. La RPA puede hacer todos los procesos de forma automática e integrarse en los sistemas que utilice la empresa.
  • Elaboración de nóminas. Es un proceso que el departamento de recursos humanos realiza todos los meses y debe estar atento a los cambios de normativa fiscal, laboral y a las modificaciones personales de cada trabajador. La RPA puede automatizar todo el proceso y cumplir con la normativa, de forma que se eviten errores y posibles sanciones.
  • Gestión de pedidos. Es un proceso que requiere diversas acciones como la elaboración de una factura o la gestión del stock para actualizarlo. La RPA puede realizar todo el proceso y ahorrar mucho tiempo.

Beneficios de la automatización robótica de procesos para la pyme

La automatización robótica de procesos puede aportar diversos beneficios a las pymes, como los que detallamos a continuación:

  • Ahorro. La RPA permite eliminar la necesidad de invertir muchos recursos humanos en tareas que son muy repetitivas.
  • Trazabilidad. En el caso en que algo no funcione correctamente, el robot puede detectar rápido de qué se trata.
  • Escalabilidad. Un robot puede trabajar las 24 horas del día y si, por ejemplo, en un momento determinado, tienes un gran volumen de trabajo puede absorber ese exceso.
  • Eliminación de errores y repeticiones. Los robots no cometen errores porque siguen unas reglas preestablecidas y, al no existir, errores, no se pierde tiempo en volver a hacer el trabajo.
  • Aumento del cumplimiento. La eliminación de errores supone el aumento del cumplimiento de la legislación aplicable por parte de las empresas.
  • Mayor satisfacción de los empleados. Las personas no tendrán que dedicarse a procesos largos y repetitivos, sino que podrán centrarse en tareas más valiosas, humanizar sus funciones y aumentar la productividad laboral.

Problemas en la implantación de herramientas de RPA

Implantar la automatización robótica de procesos significa ir un paso más allá en la transformación digital de la empresa, pero existen problemas o retos que hay que superar:

  • Estandarizar procesos. Si antes de la implantación no se estandarizan y un proceso se hace de forma diferente según la persona o departamento, al implantar la RPA puede suceder que dé errores.
  • Asignar tareas concretas a cada persona. En el caso en que no se haga, puede darse una duplicidad de tareas o que no se sepa a quién corresponde solucionar un problema.
  • Proteger la seguridad de los datos. Para evitar problemas de seguridad en relación a datos sensibles, es preciso, antes de implantar la RPA, crear medidas para proteger esos datos.
  • Seleccionar el partner adecuado para la RPA. La selección del partner correcto para implantar la RPA en tu empresa puede ser la clave del éxito. Para elegir correctamente debes valorar aspectos como el precio, la experiencia, la escalabilidad de la solución que se aplique o la ayuda ante imprevistos, entre otros.

La automatización robótica de procesos o RPA puede ser un factor fundamental para que tu empresa entre de lleno en la transformación digital y aumente su competitividad.

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