La tecnología ECM (Gestor de Contenido Empresarial) permite almacenar, ordenar y gestionar uno de los valores más importantes de una empresa: la información que genera. Es fundamental que el flujo de documentación esté centralizado y controlado para que dicha información esté disponible de forma rápida y efectiva cuando se necesite. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, favoreciendo la productividad empresarial.
Pero para implementar de manera efectiva la gestión documental, las empresas deben adoptar unos planes concretos. Se trata de establecer unas bases de trabajo sólidas con el fin de crear flujos de trabajo bien engrasados para que la gestión documental cumpla con lo que se espera de ella.
Por tanto, ¿qué errores no debemos cometer a la hora de integrar esta tecnología en nuestra empresa?
1.- Falta de comunicación, no involucrar a los trabajadores. No integrar en el proceso, ni informar a los empleados de los beneficios que traerá la implantación de la gestión documental, es un error. Conviene establecer un canal de comunicación para explicar porqué la soluciones ECM son un proceso necesario que facilitará la vida de todos.
2.- Escatimar en medidas de seguridad. Para garantizar las medidas de privacidad, la gestión documental debe construirse utilizando una arquitectura de tres niveles para que los usuarios no tengan acceso directo a la base de datos o al almacenamiento de archivos.
Los usuarios deben comunicarse a través de un servidor que a su vez es responsable de comunicarse con los otros servidores, como el de la base de datos y el almacenamiento de archivos. Este tipo de funcionalidad le da a las empresas un nivel adicional de seguridad; ya que será más difícil para los usuarios acceder a la información utilizando herramientas fuera del sistema ECM que podrían comprometer la privacidad. Dicho sistema también beneficia al personal de TI.
Las soluciones ECM no solo permiten almacenar todos los archivos electrónicamente, sino que también permiten acceder a ellos en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, pudiéndose establecer reglas que controlen quién accede a los datos.
3.- No poner a prueba la implementación del gestor documental. Una solución de ECM debe garantizar que toda la información de una empresa se mantenga adecuadamente y sea accesible cuando sea necesario. Después de implementarla convienen realizar alguna simulación de posibles errores para asegurarse de que el programa que se ha puesto en marcha funciona correctamente. Además, esto también puede descubrir posibles fallas ocultas que pueden abordarse a tiempo de forma oportuna.
4.- Olvidar el mantenimiento: Como cualquier otro sistema, la tecnología ECM requiere de mantenimiento y atención para que todo fluya de manera correcta. Una vez instalado, conviene no olvidarse de vigilar y gestionar su funcionamiento para que este sea el correcto.
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