Dar un paso más en la transformación digital no es tan fácil como parece. En la implantación de un RPA, por ejemplo, pueden aparecer problemas que si se conocen con antelación, se pueden evitar o corregir de forma sencilla. Te contamos los problemas y las soluciones.
La tecnología evoluciona de forma muy rápida y eso complica la situación de muchas empresas que no logran adaptarse a los cambios, la RPA puede ser la clave para estar a la altura de los competidores e, incluso, superarlos.
Entre las tendencias de las nuevas tecnologías escuchamos hablar de cloud, big data, o IoT pero la automatización robótica de procesos o RPA es una forma de lograr aumentar la productividad y eficacia en tu organización.
¿Cuáles son las principales barreras en la implantación de un RPA?
Todo cambio en una empresa genera cierto rechazo, pero superar ese rechazo y avanzar es importante, y se puede lograr conociendo de dónde pueden derivar las barreras y cómo se pueden evitar.
Las principales barreras en la implantación de un RPA son las siguientes:
- El proceso que se ha elegido no es el correcto. Puede que pienses que todos los procesos de tu empresa pueden ser automatizados, pero no es así. Si eliges un proceso con muchas excepciones, la RPA no será eficaz. Por lo tanto, debes elegir procesos automáticos, repetitivos y en los que no haya casi ninguna excepción.
- El personal de tu empresa se resiste al cambio. En este sentido, es fundamental que hagas una importante labor para informar sobre los beneficios de la RPA: eliminación de tareas repetitivas, ahorro de tiempo y de dinero, posibilidad de dedicar los recursos humanos a tareas de mayor valor para la empresa, etc.
- Se teme la pérdida de puestos de trabajo. La implantación de un RPA favorece el trabajo de los empleados porque hace todas las tareas repetitivas e impulsa que el trabajo se humanice y aporte más valor, porque todo lo mecánico lo hace un robot.
- Falta de preparación del departamento de IT. En este aspecto también es transcendental la formación del equipo con antelación para que conozcan las ventajas de la RPA.
- La implantación de un RPA es un coste. No solo no es un coste, sino que la debes ver como una inversión con un importante retorno.
- Se considera que los procesos son sencillos cuando no lo son. La persona que es “dueña del proceso” lo tiene tan interiorizado que no es consciente de todas las decisiones que toma y no lo explica correctamente porque obvia pasos importantes pensando en que el proceso es sencillo cuando no lo es. Para evitar esto es fundamental ver con esa persona cómo realiza las acciones del proceso y analizar cada paso para poder reproducirlo y que lo haga la RPA.
- No todo se puede automatizar. Como decíamos antes es fundamental elegir los procesos adecuados para la implantación de un RPA. El 80% de los procesos empresariales se pueden automatizar pero queda un 20% que son excepciones. Por ejemplo, puede darse el caso de que decidamos automatizar la gestión de las facturas. Para ello, consideramos que la gran mayoría de las facturas se reciben por email, y solo algunas se reciben por fax o por correo postal ordinario. Estos últimos casos serían las excepciones.
La realidad es que la implantación de un RPA puede llegar a producir un retorno rápido de la inversión y un crecimiento de la empresa porque al reducir el tiempo que se invierte en tareas repetitivas, aumenta la productividad, se reducen los errores y se incrementa la satisfacción de los clientes.
¿Qué fases tiene el proceso de implantación de un RPA?
La implantación de un RPA no es un proceso que se realice de un día para otro sino que requiere tiempo y pasar por varias fases que serán las siguientes:
- Formación de un grupo de personas en la tecnología de RPA. El objetivo es que el proceso sea muy participativo, porque esto ayudará a que tenga éxito. A este grupo de personas se les informa sobre las características que deben tener las tareas susceptibles de automatización. Deben ser tareas muy repetitivas, basadas en reglas y centradas en aplicaciones estables (es decir, que la aplicación de base no cambie mucho en el tiempo, porque si cambia se debe adaptar el robot).
- Una vez hecho lo anterior las personas que han asistido a la formación, analizan procesos de su departamento y proponen aquellos que se pueden automatizar.
- Se eligen los procesos a automatizar en base a los criterios que hemos citado y el proceso se le transmite al robot para que lo haga de forma rápida y sencilla.
- Se procede a la implantación del RPA.
- Se forma a los trabajadores para que sepan: cómo van a recibir la información, qué hacer si no la reciben, qué hacer si hay algún error y qué ocurre si cambia algo en la aplicación de base y el robot falla. En este sentido puede ocurrir que el partner tecnológico que se haya elegido para la implantación de un RPA realice el mantenimiento o forme a algunas personas de la empresa para que lo puedan hacer.
¿Has realizado ya la implantación de un RPA en tu empresa? ¡Cuéntanos tu experiencia y los problemas que has encontrado!
