Automatización contable

¿Necesitas ahorrar tiempo y reducir errores en la contabilidad de tu empresa? La automatización contable puede ser la solución para lograrlo y disminuir los costes fijos en la empresa. En este post te contamos en qué consiste, qué ventajas tiene y cómo implantarla.

¿En qué consiste la automatización contable y qué ventajas aporta?

La automatización contable supone el uso de la tecnología para automatizar procesos contables como la elaboración de facturas o la conciliación bancaria. Algunas de las ventajas que aporta la automatización contable son las siguientes:

  • Reducción de errores. Con la automatización contable se reducen los errores humanos y, por lo tanto, el tiempo que se invierte en solucionarlos.
  • Disminución del tiempo que se utiliza para registro de apuntes contables. Algunas de las tareas que se realizan a mano por personas en la contabilidad se pueden hacer de forma automática con la tecnología RPA, de forma que el tiempo en hacer esas tareas se reduce considerablemente.
  • Aumento de la competitividad. La reducción de tiempo y esfuerzo en la realización de tareas permite reducir costes y, por lo tanto, ser más competitivo en el mercado.
  • Facilidad en la toma de decisiones. Cuando la información está disponible de forma rápida y sin errores en la empresa se pueden tomar decisiones más acertadas y de manera más ágil para reaccionar ante situaciones complicadas u oportunidades que ofrezca el mercado.
  • Alto ROI. El retorno de la inversión cuando se implanta la tecnología RPA para la contabilidad es alto, puesto que un robot trabaja 24 horas los 365 días del año.
  • Implementación rápida. El proceso para implementar la automatización contable es rápido y los robots pueden integrarse con otras aplicaciones que ya existen en las empresas.
  • Control de los procesos. La RPA permite controlar todos los procesos contables que se automatiza de manera que si se produce un error se puede rastrear dónde ha ocurrido y solucionarlo rápidamente.

¿Qué pasos seguir para la automatización contable?

Si te has propuesto desarrollar la transformación digital en tu empresa y quieres comenzar por la automatización contable puedes seguir los siguientes pasos:

  • Marca un objetivo. Piensa en lo que quieres lograr con la automatización contable y fija un objetivo definido, por ejemplo, reducir en un % concreto el tiempo dedicado a la contabilidad.
  • Elige la RPA adecuada. Busca en el mercado las diferentes opciones y no te fijes solo en el precio, también en los servicios complementarios que se ofrecen y en el soporte.
  • Implica al equipo contable. La RPA servirá de apoyo al equipo contable por lo que es necesario que los miembros del equipo estén implicados.
  • Selecciona los procesos a automatizar. Deben ser procesos muy repetitivos y cuya realización conlleve bastante tiempo. Por ejemplo, la contabilización de las facturas que se reciban en la empresa cada mes de los diversos proveedores o la elaboración de las facturas de los clientes en base a los presupuestos.
  • Controla los resultados. En este punto se trata de comparar los resultados obtenidos con los objetivos que te hayas marcado para controlar que la RPA está funcionando o es necesario realizar ajustes.

¿Qué tareas contables se pueden automatizar?

En el departamento de contabilidad de una empresa existen multitud de tareas repetitivas que se pueden automatizar y que son las siguientes:

  • Alta de proveedores. Es una tarea que se suele hacer de forma manual y que se puede automatizar en función de los datos que envíe el proveedor.
  • Conciliación bancaria. Existen productos en el mercado como Check-it bancario que realiza de forma automática la conciliación bancaria. Las tareas que ejecuta son las siguientes:
    • Se conecta con las diversas entidades bancarias
    • Descarga la información de cada banco (no permite realizar operaciones)
    • Concilia los movimientos de tu ERP de contabilidad
  • Registro de facturas. Las empresas, como decíamos anteriormente, reciben multitud de facturas de proveedores mensualmente (asesores, proveedores de softwares, de limpieza, abogados, etc.). Estas facturas deben ser procesadas y contabilizadas y una RPA lo hace de manera sencilla.
  • Elaboración de informes financieros. En base a toda la información que maneja el RPA se pueden elaborar informes financieros para conocer el estado de la empresa, de manera que se puedan tomar decisiones sobre datos fiables.
  • Conciliación de envíos. La RPA puede comparar los pedidos de compra con lo recibido y validar la transacción o detectar si ha habido un error y lo recibido no se corresponde con lo comprado.
  • Comparación de precios. Tal y como decíamos, las empresas suelen trabajar con diversos proveedores y la RPA puede facilitar que se puedan comparar precios, por ejemplo, de las agencias de viajes en las que se organicen los viajes de empresa, en seguros que tenga contratados la compañía, en inmuebles que estén alquilados etc.
  • Actualización periódica de datos. En la contabilidad de las empresas hay muchos datos que van cambiando a lo largo del tiempo por cambios en la normativa fiscal, por ejemplo. La RPA introduce de manera automática los cambios de forma que no se pierde tiempo ni se paraliza la contabilidad de la empresa.

La automatización contable es una oportunidad para que las empresas mejoren su gestión interna y externa y puedan ser más competitivas en su sector.

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