Automatización para aumentar productividad en tu empresa

¿Tus empleados invierten demasiado tiempo en tareas repetitivas?, ¿quieres aumentar la productividad y eliminar errores? Las claves están en la automatización y los datos del informe Today’s State of Work: At the Breaking Point elaborado por ServiceNow, lo demuestran: 

  • Las empresas con un aumento anual de ingresos superior al 20% están automatizadas, de media, en un 61%. 
  • El 86% de las empresas consideran que en 2020 necesitarán un nivel de automatización mayor para gestionar su volumen de trabajo. 
  • El 79% de los ejecutivos piensa que la automatización puede impulsar la creación de empleo. 
  • El 94% de los encuestados están de acuerdo en que la automatización inteligente, puede aumentar la productividad, puesto que la inteligencia artificial agiliza la toma de decisiones en los procesos de las empresas. 

Sin embargo, la realidad en muchas empresas es otra, porque se sigue invirtiendo demasiado tiempo, tanto por los directivos como por sus equipos, en tareas manuales que se pueden automatizar como la elaboración y envío de facturas, la redacción de informes o la selección de personal. 

La productividad se puede aumentar, no solo con la automatización, sino con otros métodos. Te los detallamos a continuación. 

Formas de aumentar la productividad

El aumento de la productividad contribuye de forma notable al crecimiento de las empresas y para lograrlo se pueden seguir las siguientes pautas:

  • Automatizar tareas y procesos. La automatización robótica de procesos o RPA supone que un software robot realice tareas de escritorio muy repetitivas de forma automática y sin errores. Es la manera de aportar valor al trabajo de los empleados evitando que realicen tareas manuales que ocupan gran parte de su tiempo. 
  • Invertir en formación continua de empleados. Todos los sectores de actividad deben evolucionar para adaptarse a la transformación digital. Cualquier empresa que quiera ser competitiva deberá invertir para formar a sus trabajadores de forma continua de manera que adquieran nuevas habilidades o mejoren las que ya tienen. De esta forma mejorarán la productividad y aportarán sus conocimientos a las labores que realicen. 
  • Analizar los flujos de trabajo y ver qué es lo que está fallando. Estudia cada flujo de trabajo que existe en tu empresa: 
  1. Personas que participan
  2. Tecnología que se utiliza
  3. Recursos necesarios
  4. Pasos que se siguen en el flujo

El análisis te ayudará a identificar los procesos que pueden ser susceptibles de automatización. 

  • Aplicar una estrategia transparente. Uno de los factores que más afecta a la productividad de los trabajadores es no conocer cómo influye su trabajo en la consecución de los objetivos de la compañía. En este sentido, dar a conocer la estrategia a seguir y la importancia de la labor de cada empleado, hará que se genere confianza y sentido de pertenencia respecto a la empresa. 
  • Delegar responsabilidades y decisiones. Es importante que los directivos de las empresas aprendan a delegar responsabilidades y decisiones en sus equipos para reconocer su trabajo y que se sientan valorados. Es una manera de incentivar el compromiso y aumentar la productividad
  • Eliminar la “burocracia” y facilitar la comunicación. En algunas empresas los procesos están llenos de tareas burocráticas que se pueden eliminar para facilitar una mayor libertad a la hora de hacer las cosas, siempre y cuando se logre el objetivo marcado. La clave está en facilitar la comunicación con chats internos o reuniones periódicas, por ejemplo. 

4 razones para automatizar procesos en tu empresa

La automatización de procesos puede facilitar, no solo que tu empresa sea más productiva, sino que reaccione a tiempo ante imprevistos. Estas son algunas razones para implantar la automatización en los procesos de tu negocio: 

  • Acabar con las tareas pendientes. Las tareas pendientes se generan tanto en las empresas dedicadas a la producción como en aquellas que se centran en el trabajo de oficina. La automatización es una forma de terminar con las tareas pendientes ya que una solución de RPA puede trabajar 24 horas al día, todos los días del año. 
  • Reducir el tiempo en los procesos de toma de decisiones. En los procesos de tomas de decisiones suelen intervenir varias personas que, en ocasiones, tardan en decidir porque, por ejemplo, no tienen toda la información. La automatización permite que toda la información esté disponible y se minimicen los tiempos para la toma de decisiones, por lo que los procesos son mucho más rápidos. 
  • Minimizar el tiempo de reacción. Si surge un imprevisto en la empresa, un aumento repentino de la demanda de un producto, por ejemplo, la automatización permite un tiempo de reacción rápido, de manera que la atención al cliente no queda afectada. 
  • Compartir Información. La información fundamental de cada proceso debe estar disponible para todos los empleados implicados en ese proceso. La automatización permite obtener datos de forma sencilla, de manera que se pueda mostrar la información a dos o más personas que no están en el mismo lugar. 

¿Por qué la automatización robótica está cambiando la forma de trabajar?

La automatización robótica de procesos cambia la forma en la que trabajamos en muchos sentidos porque: 

  • Es inteligente. En nuestro trabajo diario ya utilizamos la automatización sin darnos cuenta, pero la RPA puede llegar más lejos. Por ejemplo, imagina que estás esperando que llegue una factura por correo electrónico para contabilizarla. La factura llega a las 2 de la madrugada y el RPA realizará automáticamente la contabilización para que cuando llegues a primera hora ya esté todo hecho. 
  • Aprende. Los datos que recopila la RPA pueden ser analizados posteriormente mediante otras tecnologías para extraer patrones y aprender, de manera que el RPA mejore. 
  • Toma decisiones. El aprendizaje que nace de la combinación de la RPA con la inteligencia artificial, por ejemplo, puede ayudar a tomar decisiones rápidas y sin errores. 
  • Ahorra tiempo, esfuerzo y dinero. Todo lo anterior supone un gran ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero para las empresas y una forma de que, tanto los empleados como los directivos de las organizaciones, se centren en el desarrollo del negocio. 

¿Has empezado ya a automatizar tareas para aumentar la productividad en tu empresa?  

 

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