Herramientas para la transformación digital y aplicaciones de gestión, almacenamiento, difusión, acceso, preservación de la información... son algunos de los cambios que museos y centros de documentación están experimentando. La innovación y mejora continua es necesaria en cualquier sector y la tecnología Enterprise Content Management (ECM) es un buen motor de cambio para sectores que trabajan con gran volumen de información y documentos. En este post te contamos las funcionalidades que ofrece esta tecnología para archivos, bibliotecas y centros de documentación.
Uso en bibliotecas y archivos documentales
- Diseño de redes de bibliotecas o creación de nuevos servicios para mejorar la planificación y la organización.
- Catalogación y descripción de recursos bibliográficos y fondos documentales de cualquier material y soporte, así como migraciones y conversiones de formatos e importaciones masivas.
- Servicios de atención integral a usuarios: atención al público, servicio de información y referencia, búsquedas bibliográficas, gestión de préstamos y devoluciones y actividades de promoción bibliotecaria.
Repositorios digitales
- Definición del repositorio: la estructura de información, políticas del repositorio, esquemas de metadatos a aplicar, etc.
- Digitalización y catalogación de contenidos, procesos de importaciones masivas de registros, conversión de formatos y validación de cargas.
- Parametrización y personalización según requerimientos concretos.
Sistema informático de gestión de Archivo
Teknei ha desarrollado ARGES es un Sistema Informatizado de Gestión de Archivo, versátil, ágil y seguro, que permite gestionar de forma sencilla e intuitiva la documentación de archivo. En definitiva, sus funcionalidades son:
- Agilizar el acceso y la localización de los documentos.
- Garantizar el control de la documentación transferida y archivada y el control de las consultas, préstamos y devoluciones de los documentos.
- Facilitar una distribución eficaz de la información.
- Automatizar y controlar los procesos de transferencias y de expurgo de la documentación.
- Contemplar la integración con el archivo de documentos informáticos, así como la integración con otros sistemas informáticos.
- Obtener múltiples informes y estadísticas de gestión.
Todo ello en base a las normas especializadas nacionales e internacionales aplicables, como: General International Standard Archival Description (ISAD), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families y Open Archival Information system (OAIS).
La tecnología ECM resulta muy útil para la gestión y correcto procesamiento de la información. Contar con las herramientas adecuadas, da como resultado multitud de ventajas, como la mayor eficiencia de la organización.
