En los despachos de abogados se realizan multitud de tareas repetitivas en las que se requiere rapidez y no cometer errores. Son procesos que se pueden automatizar con la tecnología RPA para que los abogados puedan centrarse en aportar valor a sus clientes y delegar las gestiones más pesadas en robots software que ayuden a obtener mejores resultados y optimizar la gestión del despacho.
Los despachos de abogados suelen invertir bastantes horas en tareas de gestión que conllevan mucho tiempo y esfuerzo, por ejemplo las relacionadas con la gestión documental o ECM:
- Extracción de datos de diferentes documentos.
- Gestión de documentos de cada procedimiento judicial (demandas, escritos presentados al juzgado, contestaciones de la otra parte, pruebas practicadas etc.).
- Firmas de contratos con proveedores o clientes.
- Archivo de documentos solicitados a registros públicos como el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad.
- Gestión de correos electrónicos de clientes, de otros abogados, de procuradores o de compañeros de despacho.
Se trata de gestiones que si se retrasan pueden producir la paralización de un proceso y dañar la imagen ante un cliente o potencial cliente.
¿Qué ventajas aporta la automatización en un despacho de abogados?
Automatizar tareas en un despacho de abogados mediante la tecnología RPA aporta ventajas como las siguientes:
- Ahorro de tiempo. Según un estudio realizado por la consultora IDC los abogados y profesionales legales pierden una media de 2,3 horas a la semana buscando, sin encontrar, los documentos adecuados. La tecnología RPA permite realizar en segundos una tarea que una persona tardaría horas en hacer. Además, los robots trabajan 24 horas al día y 7 días a la semana.
- Aumento de la productividad. Las labores de gestión suelen ser las que menos gustan a los abogados puesto que conllevan tiempo y no aportan valor, por lo que delegar esas tareas en una solución de RPA aumentará la satisfacción del personal y la productividad.
- Aceleración en el cierre de negociaciones. La agilidad que permite la RPA ayuda a cerrar antes las negociaciones por lo que los clientes estarán más satisfechos.
- Apuesta por el papel cero. La tecnología RPA contribuye a reducir el uso de papel por lo que mejora la imagen corporativa del despacho y su sostenibilidad, a la vez que se reduce su huella ambiental.
- Se eliminan errores. Un error en un despacho de abogados puede salir caro (imagina que se pasa un plazo para presentar un documento en el juzgado por no tener correctamente archivado el documento donde figura la fecha). Con la RPA los errores se eliminan o se reducen notablemente.
- Se puede encontrar la información fácilmente. Tal y como decíamos anteriormente, los abogados invierten mucho tiempo buscando información que, además, no encuentran. Esto se pueden evitar con la tecnología RPA que realiza un archivo de la información en base a los parámetros fijados por el despacho de abogados, de manera que localizar un documento sea cuestión de segundos.
- Mejora de la eficiencia. Todo lo anterior supone una notable mejora de la eficiencia del despacho lo que repercute en clientes satisfechos, que vuelven a contratar al despacho de abogados y lo recomiendan a otras personas.
¿Qué gestiones puede hacer la tecnología RPA para ayudar a un despacho de abogados?
Las aplicaciones de la RPA en un despacho de abogados son numerosas y se pueden dividir en dos grupos:
- Aplicaciones a nivel interno.
- Por ejemplo, la RPA se puede aplicar a los procesos de selección de personal para cubrir puestos vacantes de abogados o de otros profesionales.
- También se puede aplicar la RPA en el departamento financiero para controlar las facturas, realizar la conciliación bancaria o elaborar informes en base a datos reales y actualizados sobre la situación del despacho.
- La RPA permite también automatizar las acciones de marketing del despacho, de manera que, además, se podrán extraer estadísticas y conocer a fondo los resultados de cada acción. En este sentido, por ejemplo, se pueden aplicar una estrategia de Social Selling para la búsqueda de nuevos clientes y medir automáticamente cuántos clientes se han obtenido y en cuánto tiempo.
- En numerosas ocasiones los abogados trabajan por horas, por lo que es necesario registrar el tiempo que dedican a cada cliente y se puede hacer mediante la tecnología RPA. De esta manera se facturarán las horas efectivamente trabajadas para cada cliente.
- Aplicaciones a nivel externo.
- Gestión masiva de correos electrónicos.
- Bastanteo de poderes.
- Gestión de demandas colectivas (reclamaciones colectivas relativas a hipotecas, por ejemplo) e individuales.
- Presentación de demandas de forma automatizada.
- Creación de chatbots que permitan resolver dudas a clientes.
- Estudios de los casos combinando la tecnología RPA con la inteligencia artificial.
Tal y como has visto, en Teknei sabemos que la RPA puede ser de gran ayuda a un despacho de abogados y repercutir de forma muy positiva en la optimización de su gestión diaria y en la satisfacción de sus clientes.
Si quieres saber qué pasos debes seguir para la transformación digital de tu despacho, no te pierdas este post: Pasos para la transformación digital de un despacho de abogados.
