Archivos en formato físico. Portada entrada: cómo ahorrar costes con la gestión documental

Cada vez se genera mayor número de documentos electrónicos, lo que trae numerosas ventajas y también algunos desafíos, como, por ejemplo, saber gestionar y almacenar estos documentos de forma segura. De esta manera, surge la necesidad de desarrollar sistemas capaces de dar solución a los retos que trae la digitalización de documentos, como garantizar el acceso a la información siempre que sea necesario, lo que depende del estado del documento en cuestión.

La gestión documental tiene un papel cada vez más importante para las empresas y en este post te contamos cómo ayuda a reducir costes dentro de las mismas.

Beneficios de la gestión documental

Implantar el sistema correcto de gestión documental en tu empresa trae innumerables ventajas:

  • Optimización de costes.
  • Ahorro de tiempo.
  • Aumento de la productividad.
  • Mejora el medio ambiente al no gastar tanto papel.
  • Facilidad de migración.
  • Facilidad de expurgo.
  • Optimización costes de infraestructuras.
  • Accesibilidad.

Una solución efectiva: TAS

TAS es un software que ejecuta la entrada de documentos, procesos de negocio y salida de documentos. Permite la preservación digital de los contenidos que deben ser guardados por cumplimiento normativo o requerimiento legal y hace posible la extracción de la documentación histórica del sistema ECM una vez que deja de ser un uso activo.

Es un repositorio centralizado de alto volumen, para el archivo documental de las salidas impresas con capacidad de gestionar el acceso a los documentos desde los distintos frontales de servicios existentes.

TAS permite liberar a los ECM corporativos de la gestión de los contenidos que no están activos, mejorando así la calidad de servicio ofrecida por estas plataformas y permitiendo el ahorro de costes, tanto en infraestructuras como en licencias de software.

Con esto, reduce las necesidades de infraestructuras y mantenimiento de los tradicionales sistemas de gestión documental, a la vez que posibilita la migración de los documentos almacenados en las actuales plataformas para la conceptualización del archivo digital y la gestión de registros.

Características técnicas

  • Impacto cero: se integra perfectamente con los actuales procesos y las propiedades del ECM, por lo que no se requieren cambios.
  • Alta capacidad de carga: el proceso de comprensión y descompresión tarda una media de 2 milisegundos.
  • Altos ratios de compresión: alcanza hasta un 98% de compresión en tamaño en archivos AFP, PS, XML, PDF/A, PDF & PDF/A firmado digitalmente.

 

La eficiencia es necesaria para garantizar la viabilidad del negocio, por lo que innovación y digitalización son imprescindibles. La gestión documental juega un papel muy importante en la productividad de las empresas, lo que ayuda enormemente a reducir costes.

 

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