La transformación digital de cualquier empresa depende de que se haga un análisis de los procesos que se realizan en la misma y se identifiquen las oportunidades de mejorar y de la eficiencia aplicando la tecnología RPA (Robotic Process Auomation) combinada con otras herramientas como la IA (Inteligencia Artificial). De esta manera se crean negocios más rentables y sostenibles. En este sentido el procesamiento de documentos mediante RPA puede ser un avance y un elemento fundamental para lograr reducir costes y permitir que las personas que trabajan en la organización aporten valor.
Del uso de papel a la digitalización
Durante mucho tiempo los procesos que se realizaban en las empresas se hacían en formato físico. Por ejemplo, se recibían facturas y contratos en papel. Esto suponía que la gestión del documento era larga puesto que se tenía que transportar de un lugar a otro, con riesgo de que se perdiera o deteriorara. Con la implantación y difusión de internet todo cambió y desde entonces la gran mayoría de los documentos que gestionan las empresas están en formato digital. Sin embargo, se genera muchísima información y el proceso para gestionarla es largo y tedioso por lo que puede dar lugar a errores. En este punto es donde entra en juego la RPA automatizando y gestionando procesos sin errores y en segundos.
¿En qué consiste el procesamiento de documentos con RPA?
Si analizamos con detenimiento los procesos de nuestra empresa veremos que casi todos empiezan o acaban con un documento. El procesamiento de documentos con RPA consiste en la realización de una serie de pasos (lectura, clasificación en función del tipo de documento, extracción de información y validación) que nos permitirán obtener un documento de salida procesado con RPA e IA que se podrá integrar en nuestro sistema ERP. Lo vemos a continuación con un ejemplo.
Ejemplo de procesamiento de documentos con RPA
Una factura en formato pdf llega a la bandeja de entrada de tu correo electrónico. La tecnología OCR permite leer y procesar el documento, de manera que detecta que se trata de una factura y la clasifica como tal. A continuación, se extraen los datos de la misma (número de factura, fecha, CIF de la empresa que la emite, Base Imponible, IVA, total y fecha de vencimiento). Todos esos datos se validan e integran, a través de robots de RPA, en el ERP de tu empresa.
En el caso en que el robot que aplica la automatización detecte excepciones avisará para que se consideren, además, todas las transacciones que se realizan durante el procesamiento de documentos quedarán grabadas, de forma que si hay un error o se quiere modificar algo se podrá hacer fácilmente. La trazabilidad de cada proceso favorece también los procesos de auditoría, que serán más sencillos y rápidos.
¿De qué formas se puede utilizar la tecnología RPA para el procesamiento de documentos?
En todas las empresas existen multitud de procesos en los que se gestionan documentos que pueden ser objeto de automatización. Por ejemplo, los siguientes:
- Contabilización de facturas.
- Procesamiento de pedidos.
- Selección de personal.
- Altas y bajas de trabajadores.
- Albaranes de entrega en empresas logística, por ejemplo.
- Elaboración de impuestos (IVA, IRPF, IBI etc.).
- Gestión de documentos de identificación como DNIs o pasaportes.
- Elaboración de nóminas y contratos de trabajo.
- Elaboración de informes. Con toda la información que extrae la RPA se pueden generar informes a medida para cada empresa.
¿Qué ventajas aporta el procesamiento de documentos con RPA?
Como decíamos en el anterior apartado, la RPA permite extraer multitud de datos que pueden ser útiles para las empresas. El procesamiento de documentos con RPA aporta beneficios como:
- La eliminación de errores. La RPA no descansa nunca de trabajar y no comete errores, por lo que permite agilizar los procesos de toma de decisiones estratégicas en las empresas.
- La creación de alertas. Como decíamos antes, la RPA combinada con la IA permite crear alertas que informen a los usuarios de situaciones excepcionales que requieran su atención, a la vez que proponen acciones a tomar en base a casos anteriores que sean parecidos.
- La posibilidad de predecir. Cuando se manejan muchos datos se pueden encontrar patrones que ayuden a predecir el futuro de manera que los propietarios y directivos de empresas cuenten con una base para la toma de decisiones y analicen los diferentes escenarios futuros y sus implicaciones.
Por lo tanto, la aplicación de la RPA al procesamiento de documentos aporta numerosas ventajas que ayudan a que aumente la productividad de la empresa, que los departamentos sean más eficaces y que se reduzcan costes. Por lo tanto, en Teknei sabemos que aporta un gran valor en la mejora de los procesos y, en definitiva, puede posicionar a tu empresa por encima de sus competidores, destacando por la aplicación de la innovación.
