¿Qué es la automatización de procesos contables?
La automatización de procesos contables supone el uso de la tecnología para realizar el proceso de contabilidad de una empresa. Durante los últimos años un gran número de procesos que se realizan en las empresas se han automatizado y le ha llegado el momento a la contabilidad.
Para entender lo que supone la automatización de procesos contables, analicemos el proceso de gestión de una factura de forma manual:
– Una persona de la empresa recibe la factura en la bandeja de entrada de su correo, puede que se quede ahí durante semanas hasta que la vea y la envíe al departamento de contabilidad.
– Una vez que la factura llega al departamento de contabilidad, la factura se codifica y se introduce en el sistema ERP de la empresa.
– Finalmente, debe aprobarse el pago por el responsable que corresponda.
Con la RPA todo ese proceso manual que puede durar días, dura segundos. El software de automatización de procesos contables identifica el documento, extrae la información, la introduce de forma automática en el ERP de la empresa y envía avisos para que se proceda al pago.
¿Qué ventajas aporta la automatización de la contabilidad de una empresa?
Con la descripción del proceso de gestión de una factura que hemos detallado en el apartado anterior ya se ven las ventajas de la automatización de procesos contables, que son las siguientes:
– Reducción de costes. Según diversos estudios de empresas como Aberdeen Group y PayStream Advisors, la automatización puede reducir el coste del procesamiento de facturas en un 75 %.
– Conocimiento de las finanzas de la empresa. La gestión eficiente de la contabilidad que aporta la aplicación de la tecnología RPA supone que se puedan extraer datos y realizar informes que permiten conocer a fondo la situación financiera de la empresa en todo momento.
– Aumento de la productividad. Los trabajadores de los departamentos contables también se verán favorecidos por la automatización de la contabilidad puesto que dejarán de hacer tareas tediosas y repetitivas y se podrán centrar en aportar valor a la empresa, por lo que aumentará su productividad.
– Eliminación de errores. La tecnología RPA no comete errores, siempre que parta de datos de calidad, y no descansa, por lo que supone una gran ventaja para los departamentos contables que podrán contar con información de calidad y totalmente actualizada.
– Trazabilidad. La tecnología RPA extrae datos de todo el proceso de contabilidad por lo que si se produce un problema será fácil de detectar y de solucionar.
¿Qué procesos contables se pueden automatizar?
Existen multitud de procesos contables que se pueden automatizar, veamos algunos ejemplos:
– Contabilización de facturas. Tal y como hemos visto antes el software robot puede detectar que has recibido una factura en tu correo e introducir los datos en el sistema.
– Recopilación de facturas de proveedores. En lugar de tener que enviar un email a cada proveedor a final de mes para que te envíe la factura, la RPA envía un correo de forma automática para recordar el envío y recopilará los datos en tu sistema para saber las facturas que faltan.
– Conciliación bancaria. La idea es que en lugar de que una persona de tu empresa se conecte a cada banco para descargar la información de los pagos realizados y los recibidos y, a continuación, conciliar los datos con la contabilidad, sea un robot quien realiza de forma automática todo el proceso.
– Elaboración de informes. El departamento contable y financiero es uno de los más importantes de las empresas puesto que posee la información sobre cuál es el estado de la compañía en cada momento. La elaboración de informes financieros es una tarea que requiere mucho tiempo y esfuerzo y en la que es fácil cometer errores que pueden tener consecuencias. Sin embargo, con un software robot se puede automatizar todo el proceso de manera que las decisiones se tomen sobre datos fiables y actualizados.
– Actualizaciones para adaptarse a los cambios normativos. En la contabilidad, como en muchos otros campos, se producen continuos cambios en la normativa que suponen la necesidad de realizar cambios en los softwares que se utilizan. Con la tecnología RPA estos cambios se realizan de forma rápida de manera que se puede seguir trabajando sin interrupciones.
Tal y como has visto, la automatización de procesos contables aporta un gran ahorro de tiempo y de dinero a los departamentos de contabilidad y en Teknei sabemos que puede aportar grandes beneficios a los contables de las empresas para que puedan aportar valor a su trabajo y aumentar así su productividad.
