móvil con aplicación de gestión eficiente de la información

La transformación digital es un reto para la sociedad; el ser humano empieza a sentir que la velocidad de la tecnología es inalcanzable, ya no solo desde su comprensión o adopción, sino también por su propia relación con la misma. En la Era Digital, la información es uno de los activos más valiosos, por lo que gestionarla, administrarla y ponerla en valor es fundamental.

En la actualidad, somos ricos en información y pobres en tiempo. Sin embargo, las tecnologías a las que tenemos acceso representan avances asombrosos que permiten un tratamiento óptimo de los datos, lo que posibilita agilizar casi cualquier procedimiento. De esta manera, como te contamos en este post, la gestión eficiente de la información supone un equilibrio entre personas, cultura y tecnología que es completamente necesario para las empresas.

Un proceso ordenado y estructurado

Capturar la información procedente de fuentes diversas, procesarla y almacenarla, son los primeros pasos para una gestión eficaz de la misma. Seguidamente, es imprescindible automatizar los procesos para ahorrar tiempo y clasificar correctamente todos los flujos entrantes, así como contar con un sistema capaz de preservarlos de forma segura para que no se pierdan. Será sustancial la capacidad de analizar toda la información y localizarla fácilmente, lo que la hace accesible de forma inmediata.

¿Cómo gestionar la información?

En primer lugar, es importante tener en cuenta que la digitalización hoy en día es indispensable. Así, contar con las herramientas y aplicaciones adecuadas para gestionar los contenidos electrónicos de la empresa es fundamental. Esto requiere de nuevas habilidades y estrategias que van más allá de los tradicionales gestores de contenido, lo que precisa de sistemas o aplicaciones informáticas capaces de aportar soluciones reales y unificadas en todos aquellos ámbitos que atesoran flujos de información, como gestión de clientes, nóminas de empleados, contabilidad, fiscalidad… 

Tener plataformas capaces de manejar la interacción entre los diferentes agrupaciones de datos de manera segura, transparente, accesible y sincronizada, es imprescindible, pues evita que se disparen los costes de administración y que los procesos de negocio se ralenticen. Esto puede suponer un importante desafío, pues suele haber un elevado volumen de información, por lo que la correcta planificación y disponer de la tecnología acertada será esencial.

Algunas aplicaciones 

  • Inteligencia artificial: permite el aprendizaje de las máquinas, apoyar el manejo de la información y refinamiento de datos, lo que hace posible encontrar fácilmente lo que se necesite. 
  • Metadatos: gracias al etiquetado, se logra una fácil clasificación y búsqueda. 
  • CRM: almacenar listas de contactos y que sean puntuados como calientes o fríos, es posible y muy útil.
  • Email marketing: enviar correos automatizados y personalizados, vinculados a páginas correctas de destino.

Beneficios de este tratamiento de los datos

Tomar consciencia de la importancia de la información dentro de la organización, tendrá notables resultados:

  • Rentabilización y mejora los procesos de la empresa, lo que aumenta la productividad.
  • Optimización de la satisfacción del cliente, ya que aporta cercanía, una respuesta  eficiente, resolución de problemas, mejor servicio al cliente y mayor segmentación. 
  • Aumento de la competitividad. 
  • Mayor calidad de los servicios y ajuste de precios.
  • Incremento del valor de la empresa.
  • Ambiente que favorezca la innovación y colaboración.
  • Acceso a más y mejor información. 
  • Impulso de la conectividad.

Aumento en la seguridad de la información de la empresa

La gestión eficiente de la información no implica solo tener herramientas y aplicaciones efectivas que agilizan los procesos de trabajo, reducen los tiempo en la consulta de información y eliminan las barreras de la distancia, sino que a su vez aportan seguridad a través de las siguiente cuestiones:

  • Centralización de la información y disminución así del riesgo de pérdida. 
  • Realización de copias de seguridad periódicas.
  • Adecuada gestión según el ciclo de vida de los datos, lo que logra una conservación y destrucción óptima. 
  • Permite el uso de firma digital; verifica de este modo la privacidad y autentifica al firmante y sus datos mediante un cifrado clave. 

 

Usar plataformas adecuadas a las necesidades puede ser costoso, pero muy eficiente. En una época en la que la capacidad de consultar datos de forma ordenada y estructurada es tan valioso como la propia información, debido a la gran cantidad que se genera, es indiscutible que uno de los retos más importantes a los que se enfrenta cualquier empresa es el de abordar la gestión de la información de forma eficaz, lo que genera valor e impulsa su crecimiento.

 

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