Cómo aplicar RPA en finanzas. Qué  tareas se pueden automatizar.

¿Necesitas automatizar tareas repetitivas y reducir costes en tu departamento financiero? La RPA es la clave para lograrlo y para aportar mayor valor a la empresa. En este post queremos hablarte de RPA y finanzas, para que descubras las diversas aplicaciones de la RPA a tu departamento financiero y empieces a beneficiarte de todas las ventajas. 

Los datos hablan por sí solos y, según Deloitte, los robots ya están ahorrando a las empresas cantidades considerables de tiempo y dinero. En algunos supuestos, la RPA es quince veces más eficiente que los seres humanos y reduce entre el 15% y el 90% de los costes. 

Solo con ese dato, te puedes hacer una idea del potencial de la RPA en finanzas. 

¿Qué aplicaciones tiene la RPA en finanzas?

En la aplicación de la automatización de procesos en las finanzas, encontramos dos grupos de empresas: 

  • Las que ya están aplicando la RPA en finanzas y tratan de ampliar los procesos en los que se utiliza para poder seguir beneficiándose de sus ventajas. 
  • Las que están comenzando a estudiar las posibilidades de la RPA en finanzas y están analizando varios partners con los que colaborar.  

En cualquier caso, la RPA puede ayudar al departamento financiero de diversas formas: 

  • Mejorando las relaciones con los proveedores de la empresa. 
  • Identificando problemas en los pagos de facturas y otros conceptos. 
  • Controlando el gasto y el presupuesto.  

Algunos de los procesos que pueden automatizarse en el departamento financiero son los siguientes: 

  • La gestión de facturas. El departamento puede recibir facturas por varios medios, por ejemplo, en algunos casos se descargan de una web y en otros se reciben por correo electrónico. Los robots pueden hacer la gestión de coger la factura e incluirla en la contabilidad. Lo que se hace en estos casos es crear un robot para la web y otro para el correo, que actúan automáticamente en función de los parámetros que se hayan establecido y descargan la información en el programa contable de la compañía. 
  • El reporting financiero. En el departamento de finanzas de las empresas se crean multitud de informes que conllevan mucho tiempo y esfuerzo y que son fundamentales para la estrategia de la compañía y para tomar decisiones. Entre esos informes podemos destacar el informe de ventas o el informe sobre costes de fabricación de cada producto en cada fábrica. Son reportings que requieren semanas para ser elaborados por una persona y que un robot puede hacer en horas, ya que trabaja las 24 horas y, además, reduce o elimina errores. La automatización de reportings financieros la implantamos en una compañía de material de construcción con varias fábricas en Europa para conocer el estado de cada una de forma rápida. 
  • La conciliación bancaria. Supone una importante tarea de los departamentos financieros que se puede automatizar con una RPA como Check it que tiene las siguientes funcionalidades:
    • Para ponerlo en funcionamiento solo hace falta darse de alta en la web de Check it y vincular las cuentas que tengas en cada entidad bancaria.  
    • La RPA descarga los movimientos automáticamente cada día para conciliarlos. 
    • Permite guardar facturas digitales (emitidas y recibidas) y vincularlas a cada movimiento.
    • Se pueden consultar listados de proveedores y clientes para cotejar los pagos y cobros relacionados.  

¿Qué características debe tener un proceso susceptible de automatización?

El éxito del RPA en finanzas depende de varios factores como la elección del proceso susceptible de ser automatizado. Para poder realizar correctamente esa elección se pueden considerar los siguientes aspectos: 

  • Se debe tratar de un proceso con gran valor para la empresa y orientado al cliente. Estos procesos deben funcionar a la perfección para que el cliente se sienta satisfecho. 
  • Es importante que haya varias personas involucradas en el proceso, para que se pueda reducir la carga de trabajo de esas personas y puedan aportar valor a la empresa.
  • El proceso debe conllevar diversas tareas rutinarias y mucho tiempo para su realización por las personas. El tiempo que se invierte en cada proceso puede depender de varios factores como: la descoordinación, las operaciones manuales que se realizan, los cuellos de botella, es decir, situaciones en las que hay falta de recursos y se generan retrasos. 
  • Es importante que el proceso requiera diversa documentación que es difícil de recopilar por encontrarse en varios lugares. 

Los robots, además, pueden trabajar durante todo el día y, por ejemplo, podrían realizar una labor complicada para la que se les haya programado, durante el fin de semana, de manera que el lunes los empleados del departamento financiero tengan la información que necesitan en sus buzones de correo. 

Los directores financieros o CFOs tienen la oportunidad con la RPA de innovar en la gestión y convertirse en piezas fundamentales del organigrama de la empresa.  

 

by: